CONTRAT DE SERVICE RELATIF À L'UTILISATION DES SERVICES DE CALENDRIER HELENA PRO

Version du 1er mai 2021

Article 1 - Définitions


Disponibilité

La période, hors temps réservé à la maintenance et aux mises à jour, durant laquelle Helena Pro Calendar doit être disponible de manière conviviale et de haute qualité conformément aux spécifications.

Calendrier Helena Pro

Mise à disposition et maintenance à distance, par voie électronique, des fonctions et possibilités offertes par le logiciel informatique du fournisseur de services, conformément aux spécifications.

Manque

Non-respect ou non-conformité totale aux spécifications du calendrier Helena Pro.

Utilisateur(s)

La ou les personnes autorisées par le Client à utiliser Helena Pro Calendar et qui ont accès au compte Helena Pro Calendar du Client au moyen d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe.

Droits de propriété intellectuelle

Tous les droits de propriété intellectuelle, notamment, mais sans s'y limiter, les brevets, les dessins, les modèles, les droits d'auteur, les droits sur les logiciels et les bases de données, les marques de commerce, le savoir-faire, les noms de domaine, les noms de sous-domaine et les noms commerciaux.

Client

La personne physique ou morale qui conclut un accord avec Helena Pro Calendar BV ou qui négocie avec Helena Pro Calendar BV à ce sujet.

Soutien

Le prestataire de services fournira des informations et des conseils sur l'utilisation de Helena Pro Calendar par téléphone, par e-mail ou via un site web ou un service d'assistance.

Accord

Le présent contrat de licence et de service Helena Pro Calendar est conclu entre le fournisseur de services et le client, y compris ses annexes.

prestataire de services

Helena Pro Calendar BV, dont le siège social est situé à Luchthavenlaan 25A/3, 1800 Vilvoorde, avec le numéro KBO 0553.714.897 ou l'une de ses sociétés affiliées agissant en tant que fournisseur de services en vertu du présent accord.

Caractéristiques

L’ensemble des fonctionnalités et services fournis par le Prestataire de services en vertu du présent Contrat. Les spécifications sont détaillées dans les annexes.

Heures de travail

Du lundi au vendredi de 9h à 17h30, hors dimanches et jours fériés en Belgique.

Article 2 - Objet de l'accord


Le Client souhaite utiliser Helena Pro Calendar et le support associé. Le Prestataire de services s'engage à fournir au Client le service Helena Pro Calendar et le support, et à lui donner accès à la plateforme Helena Pro Calendar conformément aux termes du Contrat.

Article 3 - Licence


  1. Après paiement des frais applicables, le Prestataire de services concède au Client une licence non cessible et non exclusive, limitée à l'utilisation d'Helena Pro Calendar par le nombre d'utilisateurs spécifié dans le Cahier des charges et conformément aux termes du présent Contrat. Cette licence autorise toute utilisation exclusivement en ligne, à des fins internes uniquement et strictement conforme à l'usage prévu d'Helena Pro Calendar tel que défini à l'article 6.
  2. Le Client accepte que le logiciel Helena Pro Calendar soit constamment amélioré et modifié par le Prestataire de services. Le Client a uniquement accès à la dernière version publiée d'Helena Pro Calendar. Chaque nouvelle version ou mise à jour d'Helena Pro Calendar remplace la version originale ou précédente et est donc soumise à l'ensemble des droits et obligations stipulés dans le Contrat. Lors des mises à jour, Helena Pro Calendar peut être temporairement indisponible pour le Client.
  3. Le Client peut commander des licences supplémentaires à tout moment via la page de commande du calendrier Helena Pro. Les tarifs applicables à ces licences supplémentaires sont ceux en vigueur au moment de la commande. Les commandes supplémentaires ne sont définitives qu'après confirmation par le Prestataire de services.



Article 4 - Qualité du calendrier Helena Pro


  1. Le fournisseur de services déclare que Helena Pro Calendar a été développé de manière professionnelle et est conforme aux lois et réglementations applicables.
  2. Le fournisseur de services détermine de manière indépendante la politique de version et veille à ce que la version la plus récente d'Helena Pro Calendar soit mise à la disposition du client chaque fois que cela est possible et dans la mesure du possible.
  3. Le fournisseur de services ne garantit pas que Helena Pro Calendar soit totalement exempt de bogues et d'erreurs mineurs, mais seulement que ceux-ci n'altéreront pas sensiblement son utilisation. Helena Pro Calendar est fourni « en l'état ».
  4. Le Client a préalablement pris connaissance des fonctionnalités du calendrier Helena Pro et accepte la responsabilité de son choix. Toute garantie d'adéquation à un usage particulier est expressément exclue.
  5. Le Prestataire garantit que Helena Pro Calendar est conforme en permanence aux normes et règles de sécurité définies dans le Cahier des charges. Le Prestataire est tenu de prendre toutes les mesures légales nécessaires concernant la sécurité, la protection et le stockage des données traitées par le Client dans Helena Pro Calendar. Le Prestataire mettra en œuvre toutes les mesures raisonnables pour prévenir la perte ou l'altération des données.
  6. Le Prestataire de services s’engage à coopérer à l’exercice du contrôle exercé par ou pour le compte du Client concernant le stockage, la sécurité et l’utilisation de ces données.
  7. Le fournisseur de services garantit que Helena Pro Calendar et le support sont fournis par un personnel suffisamment expérimenté, qualifié et formé, possédant l'expertise et le dévouement appropriés.
  8. Le fournisseur de services s'efforce de garantir une disponibilité d'au moins 99,9 % tout au long de chaque mois civil. La disponibilité exclut les interruptions dues à la maintenance et aux mises à jour, ainsi que toute indisponibilité causée par un cas de force majeure tel que défini à l'article 15.



Article 5 – Traitement d’un défaut


  1. Le prestataire de services prendra les mesures nécessaires en cas de défauts et ce, dans un délai raisonnable.
  2. Conformément à l'article 5, les défauts résultant d'une utilisation inappropriée par le Client et/ou un ou plusieurs Utilisateurs, ou de l'utilisation par le Client et/ou un ou plusieurs Utilisateurs de dispositifs et/ou de programmes non spécifiés dans le Cahier des charges ou non conformes à celui-ci, sont exclus. Ces défauts ne seront traités qu'à la demande du Client et après acceptation d'un devis spécifique par ce dernier.
  3. Un défaut ne sera traité que si et dans la mesure où ce défaut est démontrable et reproductible.
  4. Si le délai de résolution d'un défaut est tel que la disponibilité d'Helena Pro Calendar s'en trouve affectée, le fournisseur de services mettra en œuvre une solution temporaire adéquate. Dans ce cas, il se réserve le droit d'utiliser des solutions de contournement, de suspendre certaines fonctionnalités, de désactiver certains modules ou d'appliquer des restrictions visant à prévenir le problème.



Article 6 - Utilisation du calendrier Helena Pro


  1. Le Client fournira à l'avance une connexion internet rapide et sécurisée et sera responsable des coûts d'installation, de consommation et de remplacement de celle-ci.
  2. Le client doit se conformer (i) à toutes les lois et réglementations internationales, nationales, régionales et locales applicables et (ii) à toutes les réglementations, politiques et procédures Internet du fournisseur de services.
  3. Le Client s'engage à ne pas utiliser Helena Pro Calendar à des fins illégales ni à adopter une conduite autrement répréhensible, ni de manière illégale, frauduleuse ou nuisible à Helena Pro Calendar, au Prestataire de services ou à des tiers.
  4. Le client ne doit pas traiter de contenu (i) illégal, harcelant, diffamatoire, délictueux, menaçant, préjudiciable ou autrement répréhensible de quelque manière que ce soit ; (ii) qu'il n'a pas le droit de traiter en vertu d'une loi ou d'un contrat ; (iii) qui viole les droits de tiers, y compris, mais sans s'y limiter, les droits de propriété intellectuelle et les secrets commerciaux.
  5. Le Client s'engage à ne pas utiliser ni afficher de moyens, logiciels ou routines susceptibles de nuire au Prestataire de services ou à des tiers, à l'accessibilité, à la sécurité ou au bon fonctionnement de Helena Pro Calendar ou d'imposer une charge disproportionnée sur la plateforme Helena Pro Calendar.
  6. Le Client ne peut accorder l'accès à Helena Pro Calendar à aucune personne qui n'est pas un Utilisateur au sein de son organisation et le Client est responsable du respect par l'Utilisateur de l'article 6.
  7. Le Prestataire de services n'exerce aucun contrôle sur le Client, les Utilisateurs, l'utilisation que le Client et les Utilisateurs font d'Helena Pro Calendar, ni sur les données et fichiers traités par le Client et/ou les Utilisateurs via Helena Pro Calendar, ni sur les données que le Client communique par le biais de son site web, y compris Helena Pro Calendar. Le Client est seul responsable de ces éléments.
  8. Si le Client découvre ou soupçonne une utilisation abusive de ses informations de compte, un accès ou une utilisation non autorisés, il doit en informer le Prestataire de services et modifier immédiatement son mot de passe.
  9. En cas de violation ou de suspicion de violation de l'article 6 ou pour protéger la sécurité des données du Client, le Prestataire de services est en droit, après en avoir informé le Client, de prendre toutes les mesures de sécurité nécessaires et raisonnables, de bloquer ou de supprimer le contenu et/ou de suspendre les licences accordées au Client.



Article 7 - Responsabilité du client


  1. Le Client doit coopérer pleinement avec le Prestataire et lui fournir toutes les informations nécessaires à la bonne exécution des services prévus au présent Contrat. À titre d'exemple, et sans que cette liste soit exhaustive, le Client doit adapter ses paramètres aux conditions réelles.
  2. Le Client doit immédiatement signaler au Prestataire de services tout problème dont il aurait connaissance concernant Helena Pro Calendar.
  3. Le Client s’engage, pendant toute la durée du présent Contrat, à ne pas faire appel à des tiers pour assurer la maintenance de Helena Pro Calendar ni à modifier Helena Pro Calendar, sauf sur la base des paramètres de Helena Pro Calendar.
  4. Si le Client souhaite intégrer Helena Pro Calendar à son site web ou à son infrastructure informatique, il peut faire appel à un tiers ou au Prestataire de services. À cet égard, le Client s'engage à informer le Prestataire de services de ses projets de développement d'intégration afin de garantir une intégration sans risque et le bon fonctionnement d'Helena Pro Calendar.
  5. Le Client est responsable de la confidentialité de ses comptes, identifiants et mots de passe Helena Pro Calendar, de l'accès à son système informatique et des actes et omissions de toute partie utilisant le compte Helena Pro Calendar du Client.
  6. Les informations et éléments graphiques fournis par le Client doivent être entièrement originaux et ne doivent enfreindre aucun droit d'auteur, marque déposée ou autre droit (y compris les droits de propriété intellectuelle), titre ou intérêt appartenant à un tiers. Si un ou plusieurs de ces éléments ont été conçus, en tout ou en partie, par un tiers ou si un droit, titre ou intérêt y afférent appartient à un tiers, le Client doit obtenir les droits nécessaires lui permettant, entre autres, d'intégrer ces éléments, en tout ou en partie, dans Helena Pro Calendar. En cas de manquement du Client à l'une ou plusieurs des obligations susmentionnées, en tout ou en partie, celui-ci doit supprimer les informations et éléments graphiques utilisés illégalement ou les remplacer par des informations ou éléments graphiques entièrement originaux ou dont il détient les droits, et ce, sans délai et à ses propres frais. Le Client peut demander par écrit au Prestataire de services de supprimer les informations et éléments graphiques utilisés illégalement, ce, aux frais du Client.
  7. Le Client indemnisera et tiendra indemnes le Prestataire de services et ses actionnaires, dirigeants, administrateurs, employés, agents, distributeurs, avocats, sociétés mères, filiales et sociétés affiliées contre toutes réclamations, dommages, pertes, coûts, dépenses, obligations, responsabilités et causes d'action, y compris, sans limitation, les intérêts et pénalités et tout montant versé en règlement de toute réclamation, demande ou cause d'action, découlant de, résultant de ou liés à : (i) tout manquement à l'exécution ou violation de toute obligation énoncée dans le Contrat ; et (ii) toute réclamation de quelque nature que ce soit par un tiers qui subit un dommage quelconque résultant directement ou indirectement des activités du Client liées à ou en rapport avec l'utilisation par le Client de Helena Pro Calendar.



Article 8 – Responsabilité du prestataire de services


  1. Le prestataire de services gérera Helena Pro Calendar de manière professionnelle, conformément aux lois et réglementations applicables et conformément aux spécifications.
  2. Le prestataire de services s'engage à résoudre tout problème affectant le fonctionnement de Helena Pro Calendar dès que possible après en avoir pris connaissance.
  3. Les pages web de Helena Pro Calendar doivent être codées en HTML ou dans un autre langage généralement accepté dans le secteur afin qu'elles puissent être visualisées par les internautes utilisant les versions les plus récentes des principaux navigateurs web commerciaux.
  4. Le Client reconnaît et accepte que le Prestataire de services n'offre aucune garantie, expresse ou implicite, concernant Helena Pro Calendar. Les obligations contractuelles du Prestataire de services sont toujours des obligations de diligence raisonnable.
  5. Le Client comprend que Helena Pro Calendar est une application en ligne et que tous ses logiciels et données résident sur les serveurs des Prestataires de services, lesquels sont loués auprès d'un fournisseur tiers.
  6. Le fournisseur de services ne sera pas responsable si un défaut ou un dysfonctionnement de Helena Pro Calendar est dû à (i) des problèmes de réseau ou de communication entre le client et le fournisseur de services, (ii) un dysfonctionnement ou un défaut du logiciel ou du matériel ne provenant pas du fournisseur de services, (iii) le fait que des changements ou des modifications ont été apportés à Helena Pro Calendar sans le consentement du fournisseur de services, ou (iv) si le client omet de signaler immédiatement tout défaut au fournisseur de services avec la documentation et les informations concernant les circonstances du défaut.
  7. Le fournisseur de services n'est pas non plus responsable des liens vers, des synchronisations, des intégrations ou des services fournis par des logiciels ou des sites Web tiers accessibles depuis Helena Pro Calendar ou de toute autre connexion ou interaction avec des éléments ou des fonctionnalités tiers.
  8. Le prestataire de services est autorisé à insérer des liens hypertextes sur ses propres pages, sites web et noms de domaine (notamment Helena Pro Calendar.be, Helena Pro Calendar.eu et geomed.be) et à inclure des liens hypertextes pointant vers les pages web du client. Le client peut modifier ses préférences via les paramètres de Helena Pro Calendar.
  9. Sauf si la loi interdit une limitation ou une exclusion de responsabilité, la responsabilité maximale du Prestataire de services pour les dommages découlant de ou liés à l'exécution du présent Contrat (qu'ils soient contractuels ou non contractuels) sera limitée au montant payé pour Helena Pro Calendar au cours des six (6) derniers mois précédant l'événement ayant donné lieu au dommage.
  10. Le Client doit prendre toutes les mesures nécessaires et raisonnables pour limiter son préjudice.



Article 9 - Prix et conditions de paiement


  1. Les prix sont indiqués sur la page de commande du calendrier Helena Pro ou dans le devis du prestataire. Toute autre offre, information, ébauche, présentation, calcul, etc., fournie par le prestataire, est donnée à titre indicatif uniquement et n'engage en aucun cas ce dernier.
  2. Tous les prix indiqués sont des prix nets hors TVA. Toutes les taxes, actuelles ou futures, de quelque nature que ce soit, relatives aux services commandés sont à la charge du client.
  3. Le prix d'Helena Pro Calendar et du support est facturé mensuellement ou annuellement, à l'avance (sauf pour un abonnement « Variable »). Avec un abonnement « Variable », le prix d'Helena Pro Calendar et du support est facturé en fin de mois, en fonction de l'utilisation d'Helena Pro Calendar.
  4. Le prestataire de services est en droit de modifier ses tarifs annuellement ou mensuellement, selon la durée de l'abonnement. Il en sera informé un mois (pour un abonnement annuel) ou 15 jours (pour un abonnement mensuel) avant l'entrée en vigueur de la modification. Si le client n'accepte pas cette modification tarifaire pour la période contractuelle suivante, il peut résilier le contrat via le logiciel ou par lettre recommandée avec accusé de réception, moyennant un préavis de 15 jours.
  5. Lors de l'achat d'un forfait SMS (« Pack SMS ») ou d'un nombre de rendez-vous (« Crédit Rendez-vous »), le montant correspondant sera facturé immédiatement au Client. Le forfait SMS et/ou le crédit Rendez-vous seront ensuite utilisés par le Client et/ou les utilisateurs pour leur utilisation de Helena Pro Calendar.
  6. À compter de la date d'entrée en vigueur du présent Contrat, le Client sera redevable envers le Prestataire de services du paiement des frais liés à Helena Pro Calendar, que le Client utilise ou non ces services. Les frais seront payables exclusivement d'avance. Le Prestataire de services pourra proposer au Client différents modes de paiement. Si le Prestataire de services propose un mode de paiement spécifique et que le Client l'accepte, ce dernier accepte que les conditions générales de tiers puissent s'appliquer à ce mode de paiement. Sauf accord contraire, le Client paiera par carte bancaire ou prélèvement automatique et devra fournir au Prestataire de services l'autorisation nécessaire.
  7. Pour les paiements par prélèvement automatique et carte bancaire effectués par le Prestataire de services, des amendes et pénalités seront facturées par ses prestataires de paiement électronique en cas, notamment, de provision insuffisante ou de contestation de paiement injustifiée. Le Prestataire de services pourra répercuter ces amendes et pénalités et, de plein droit et sans préavis, réclamer au Client des frais administratifs fixes de quinze (15) euros par paiement infructueux.
  8. En cas de retard de paiement de 30 jours ou plus, le prestataire de services est en droit de suspendre l'utilisation de Helena Pro Calendar sans préavis, jusqu'à ce que le paiement intégral ait été effectué.



Article 10 – Protection des données personnelles


Les parties concluront un accord de traitement distinct en annexe au présent accord.

Article 11 - Droits de propriété intellectuelle


  1. Le fournisseur de services garantit qu'il détient tous les droits de propriété intellectuelle nécessaires à la fourniture du calendrier Helena Pro, y compris tous les droits relatifs au logiciel informatique sous-jacent.
  2. Tous les droits de propriété intellectuelle relatifs à Helena Pro Calendar, à la plateforme Helena Pro Calendar, aux noms de domaine, aux sous-domaines et aux logiciels qui y sont intégrés, ainsi qu'à leurs dérivés, modifications, améliorations, mises à jour ou versions fournis par le Prestataire de services ou ses fournisseurs, de même que tous les droits de propriété intellectuelle relatifs aux éléments associés, tels que les images, logos, dessins, textes, documentations, savoir-faire, articles d'information et toutes leurs modifications, appartiennent exclusivement au Prestataire de services. Hormis le droit d'utiliser Helena Pro Calendar conformément au Contrat, aucun autre droit n'est accordé au Client ni aux Utilisateurs. Tous les droits d'auteur du Prestataire de services relatifs à Helena Pro Calendar sont et demeurent sa propriété exclusive.
  3. Les droits de propriété intellectuelle relatifs à Helena Pro Calendar, y compris les droits sur les développements spécifiques réalisés par le Prestataire dans le cadre de la mise en œuvre ou de la personnalisation d'Helena Pro Calendar pour le Client, appartiennent au Prestataire. Le Client obtient une licence non exclusive et non cessible, limitée à l'utilisation d'Helena Pro Calendar.
  4. Le Client conserve la propriété des données utilisées avec Helena Pro Calendar. Les droits de propriété préexistants sur les données traitées par le Client et les Utilisateurs via Helena Pro Calendar restent inchangés.
  5. Il est interdit au Client d'accorder des sous-licences ou tout autre droit sur Helena Pro Calendar à des tiers.



Article 12 - Confidentialité


  1. Le Prestataire reconnaît que les informations fournies par le Client dans le cadre du présent Contrat, ainsi que les données auxquelles le Client et les Utilisateurs accèdent via Helena Pro Calendar (« Informations Confidentielles »), sont confidentielles et revêtent une importance capitale. Ne sont pas considérées comme Informations Confidentielles : (i) les informations qui sont ou deviennent publiques sans divulgation par le Prestataire ; (ii) les informations déjà connues du Prestataire avant leur divulgation ; (iii) les informations développées indépendamment par le Prestataire.
  2. Le prestataire de services ne divulguera pas les informations confidentielles, sauf s'il y est contraint par la loi ou une décision de justice. Dans ce cas, il en informera le client au préalable, et ce dernier collaborera à cette procédure.
  3. Le Prestataire s'engage (i) à ne pas modifier les Informations Confidentielles ni à les utiliser à d'autres fins que celles convenues ; (ii) à faire exécuter Helena Pro Calendar et le Support uniquement par des personnes que le Prestataire considère comme dignes de confiance ; (iii) à n'accorder l'accès aux Informations Confidentielles qu'aux personnes spécifiquement chargées de l'exécution d'Helena Pro Calendar et du Support pour le Client ; (iv) à supprimer complètement et définitivement les Informations Confidentielles de la plateforme Helena Pro Calendar à la demande du Client et 90 jours après la résiliation du Contrat.



Article 13 - Durée et résiliation


  1. Le présent contrat entrera en vigueur à la date de sa signature et sera conclu pour une durée d'un (1) mois ou d'un (1) an, selon le plan d'abonnement choisi.
  2. Les licences accordées sont valables à compter de la date d'envoi des identifiants de connexion au Client par le Prestataire, indépendamment de la date de début d'utilisation des services par ce dernier, et jusqu'à la fin de la période d'abonnement. Le Contrat sera ensuite automatiquement reconduit pour la même durée, mensuellement ou annuellement selon la formule d'abonnement choisie, sauf résiliation par l'une ou l'autre des parties moyennant un préavis d'au moins quinze (15) jours ouvrés avant son terme, par lettre recommandée avec accusé de réception adressée au siège social de l'autre partie ou par courriel au moins quinze (15) jours ouvrés avant la fin de l'abonnement.
  3. Dans le cas où une partie prend connaissance d'un acte ou d'une omission de l'autre partie qui constitue une violation de l'Accord, qui pourrait causer directement ou indirectement un préjudice à un tiers, ou qui serait autrement répréhensible, cette partie doit notifier le manquement à l'autre partie dès que possible et en tout état de cause dans un délai de quinze (15) jours calendaires en vue de remédier à la violation ou au préjudice causé dans un délai de quinze (15) jours calendaires.
  4. Si l'autre partie ne remédie pas au manquement et/ou au dommage causé dans le délai stipulé, la partie défaillante est en droit de résilier immédiatement et unilatéralement le contrat sans intervention judiciaire.
  5. Si le Client est mis en demeure de ne pas remédier à ce manquement dans les délais prévus à l'article 13.4, le Prestataire de services est en droit de bloquer ou de supprimer tout contenu et/ou de résilier ou de suspendre les licences accordées au Client, sans aucun remboursement ni autre compensation pour le Client et avec une compensation intégrale pour le Prestataire de services.
  6. Le Prestataire de services est en droit de résilier le Contrat sans intervention judiciaire par lettre recommandée avec effet immédiat si le Client est déclaré en faillite.



Article 14 - Transfert de données et assistance


  1. Au début du Contrat et/ou pendant sa durée, le Client peut solliciter l'assistance du Prestataire pour une tâche d'assistance spécifique ou exceptionnelle. À titre d'exemple, et sans que cette liste soit exhaustive, sont considérées comme exceptionnelles : la migration de données, l'assistance en dehors des heures ouvrables, les sessions de formation multiples et répétées pour les mêmes utilisateurs.
  2. Toute assistance fournie par le Prestataire de services sera facturée aux tarifs applicables à ce moment-là pour ce service, à condition qu'un devis pour cette assistance, préparé par le Prestataire de services, ait été validé au préalable par le Client.
  3. À la résiliation du Contrat et/ou à l'expiration des licences du Client, le Prestataire de services supprimera les données du Client après un délai de quatre-vingt-dix (90) jours calendaires. Durant cette période, le Client peut transférer ses données vers un autre système. Le Client reconnaît être seul responsable du transfert correct et effectué dans les délais impartis de ses données.
  4. À tout moment pendant la durée du Contrat et dans les trente (30) jours calendaires suivant sa résiliation, le Client peut demander une copie de la version la plus récente de ses données stockées sur la plateforme Helena Pro Calendar, dans un format couramment utilisé. Cette copie, ainsi que toute assistance demandée par le Client au Prestataire de services pour assurer la continuité de l'utilisation de ses données, pourront être facturées aux tarifs du Prestataire de services en vigueur à ce moment-là.
  5. Le Client doit en permanence maintenir une sauvegarde à jour et adéquate des données et la conserver dans un endroit sûr.



Article 15 - Force majeure


Aucune des parties ne sera considérée comme défaillante ou autrement responsable d'un retard ou d'un manquement dans l'exécution du présent Accord si ce retard ou ce manquement résulte d'une cause imprévisible et indépendante de sa volonté, y compris, mais sans s'y limiter, les circonstances suivantes : tremblement de terre, inondation, incendie, épidémie, émeute, acte de terrorisme, absence ou retard de transport ou de communication.

Article 16 - Transfert et sous-traitance


  1. Le Client n'est pas autorisé à transférer à un tiers les droits et obligations découlant du présent Contrat sans l'accord préalable du Prestataire de services.
  2. Le prestataire de services est en droit de transférer le présent contrat à un tiers, après en avoir informé le client par courriel.
  3. Le prestataire de services a le droit de recourir aux services de tiers pour l'exécution du contrat.



Article 17 - Dispositions générales


  1. Le présent contrat annule et remplace tout accord antérieur entre les parties et constitue l'intégralité de leur accord. Il s'applique à toute utilisation du calendrier Helena Pro par le Client. Sauf convention contraire, les conditions générales du Client et/ou de tout tiers ne sont pas applicables.
  2. Si une ou plusieurs dispositions de l'Accord sont déclarées nulles ou inapplicables, les parties remplaceront ces dispositions par une disposition valide et applicable qui, dans la mesure du possible, atteindra l'objectif économique, commercial ou autre de ladite disposition nulle ou inapplicable, et les autres dispositions de l'Accord resteront pleinement en vigueur.
  3. Le simple fait pour l'une ou l'autre des parties de ne pas exiger ou faire appliquer strictement une disposition quelconque du présent accord ne saurait être interprété comme une renonciation ou un abandon des droits de cette partie, sauf confirmation écrite.
  4. Les droits et recours accordés aux parties en vertu du présent Accord s'ajoutent à tous les autres droits et recours que leur confère la loi et ne les limitent pas. Ces droits et recours sont cumulatifs et peuvent être exercés séparément ou simultanément.
  5. Les obligations qui, de par leur nature, sont destinées à survivre à la résiliation du présent Accord survivront à cette résiliation ; y compris, mais sans s'y limiter, les dispositions relatives à la confidentialité, à la responsabilité et aux droits de propriété intellectuelle.
  6. Toutes les notifications entre le Prestataire de services et le Client doivent être faites par écrit et en néerlandais ou en français et seront considérées comme ayant été données (i) au Client si elles sont envoyées par e-mail à l'adresse e-mail de notification enregistrée via la page de commande du calendrier Helena Pro et (ii) au Prestataire de services si elles sont envoyées par e-mail à help@progenda.be.
  7. Le Prestataire s'efforcera en permanence d'adapter les fonctionnalités d'Helena Pro Calendar aux besoins des Clients et/ou du marché. En fonction de ces besoins, il pourra modifier le Contrat, en tout ou en partie (par exemple, en modifiant les fonctionnalités d'Helena Pro Calendar ou en l'intégrant à d'autres logiciels). Si le Client n'accepte pas la modification proposée, il pourra résilier le Contrat conformément à l'article 13.2. À défaut de résiliation, le Client sera réputé avoir accepté les conditions modifiées.
  8. Le présent Accord ainsi que l’Accord de traitement (Annexe 2), y compris toute modification apportée à celui-ci, sont juridiquement conclus en cliquant sur le bouton d’acceptation dans Helena Pro Calendar.



Article 18 - Droit applicable et juridiction compétente


  1. Le présent accord est régi par le droit belge et interprété conformément à celui-ci.
  2. En cas de litige relatif au présent Accord, les tribunaux de Gand seront exclusivement compétents.




ANNEXES


ANNEXE 1 : Spécifications : Fonctionnalités


  • Module d'agenda en ligne avec fonctionnalités de gestion des rendez-vous et des patients
  • Module d'affichage d'une page web avec « profil » sur Helena Pro Calendar.be (et, si activé dans les paramètres, sur Geomed.be) avec des informations sur le Client et, le cas échéant, les Utilisateurs : Nom, Prénom, Spécialisation médicale, Adresse, modalités de consultation, etc.
  • Module de prise de rendez-vous via internet
  • Rappels de module par e-mail et SMS
  • Modules de synchronisation (calendriers externes et logiciels médicaux)
  • Applications mobiles




ANNEXE 2 : Contrat de traitement


Alors que:

Les services de Helena Pro Calendar BV sont fournis au Client conformément aux dispositions du Contrat de base. Ces services impliquent le traitement de Données personnelles et les parties souhaitent utiliser le présent avenant pour consigner les accords relatifs au traitement des Données personnelles dans le cadre de ces services.

Il est convenu ce qui suit :

1. Cadre conceptuel

1.1 Aux fins du présent addendum, les définitions suivantes s’appliquent :

– Règlement général sur la protection des données : Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE, avec ses modifications et la législation européenne d’exécution ;

– Législation relative à la protection des données : le Règlement général sur la protection des données, les autres législations européennes intégrant des dispositions relatives à la protection des données et à la vie privée, ainsi que la législation nationale applicable en matière de protection des données et de vie privée dans les États membres, avec ses modifications et actes d’exécution, y compris les codes de conduite approuvés applicables au secteur ;

– Données personnelles, Traitement, Responsable du traitement, Sous-traitant, Personne concernée, Consentement : les définitions telles qu’elles figurent dans le Règlement général sur la protection des données ;

– Accord de base : la relation contractuelle ou l’accord entre le Client et Helena Pro Calendar BV.

1.2 Helena Pro Calendar BV fournit des services au Client sur la base et tels que définis dans l'Accord de base.

La réserve suivante s'applique aux activités de traitement telles que décrites à l'annexe 1 du présent addendum :

– Le Client détermine la finalité et les moyens du Traitement et est donc le Responsable du traitement ;

– Helena Pro Calendar BV traite les données personnelles pour le compte du Client en tant que responsable du traitement et est donc un sous-traitant.

2. Portée et relation avec l'accord de base

2.1 Le présent avenant fait partie intégrante du contrat de base conclu entre le Client et Helena Pro Calendar BV. Ses dispositions s’appliquent intégralement à tous les traitements de données à caractère personnel effectués par Helena Pro Calendar BV dans le cadre des activités de traitement spécifiées à l’annexe 1.

2.2 Les dispositions du présent avenant (et des annexes) remplacent et annulent les dispositions (éventuellement contradictoires) relatives à la protection et au traitement des données et à la confidentialité des données figurant dans l’accord de base.

3. Traitement conformément à la réglementation et aux instructions écrites du Client

3.1 Lors du traitement des données personnelles, les parties doivent agir conformément à la législation sur la protection des données.

3.2 Helena Pro Calendar BV traite les Données Personnelles exclusivement sur la base des instructions écrites du Client, définies unilatéralement par ce dernier et figurant à l'Annexe 1 du présent Addendum. Si ces instructions sont ambiguës, Helena Pro Calendar BV en informera le Client par écrit, et des clarifications seront ensuite apportées d'un commun accord.

3.3 Sauf disposition contraire du présent avenant, Helena Pro Calendar BV ne traitera pas les données personnelles pour ses propres besoins ni pour ceux de tiers, ne les communiquera pas à des tiers et ne les transférera pas vers un pays situé hors de l'Union européenne sans instructions écrites du client. Le traitement effectué conformément aux instructions du client peut également impliquer son arrêt immédiat.

Si la réglementation européenne ou nationale oblige Helena Pro Calendar BV à effectuer un certain Traitement, Helena Pro Calendar BV informera le Client de cette obligation légale avant le Traitement, à moins que cette réglementation n'interdise une telle notification pour des raisons importantes d'intérêt public.

3.4 Le Client donnera des instructions à Helena Pro Calendar BV conformément à la législation sur la protection des données et garantira que toutes les données personnelles confiées à Helena Pro Calendar BV ont été obtenues légalement et peuvent être traitées dans le cadre de l'accord de base.

3.5 Helena Pro Calendar BV informera immédiatement le Client si, à son avis, une instruction au titre de l'article 3.2 constitue une violation de la législation sur la protection des données.

4. Mesures techniques et organisationnelles appropriées

4.1 Les parties mettront en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté au risque.

4.2 Lors de la détermination des mesures, il convient de tenir compte de l’état de la technique, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques de probabilité et de gravité variables pour les droits et libertés des personnes physiques.

Les mesures peuvent comprendre, le cas échéant, les éléments suivants :

a) Pseudonymisation et cryptage des données personnelles ;

b) La capacité d’assurer la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience continues des systèmes et services de traitement ;

c) La capacité de rétablir la disponibilité et l’accès aux Données Personnelles en temps opportun en cas d’incident physique ou technique ;

d) Une procédure permettant de tester, d’évaluer et d’apprécier régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles visant à assurer la sécurité du traitement.

4.3 Lors de l’évaluation du niveau de sécurité approprié, il convient de tenir compte en particulier des risques liés au Traitement, notamment de la destruction, de la perte, de l’altération, de la divulgation non autorisée ou de l’accès non autorisé aux Données Personnelles transmises, stockées ou autrement traitées, de manière accidentelle ou illicite.

Helena Pro Calendar BV tiendra le Client informé de son adhésion à un code de conduite approuvé ou à un système de certification approuvé applicable dans le secteur des logiciels médicaux.

4.4 Helena Pro Calendar BV décrit les mesures techniques et organisationnelles appropriées qu'elle a prises dans l'Annexe 2. Elle signalera au Client, de sa propre initiative, toute modification des mesures décrites dans l'Annexe 2 dans les quatorze jours suivant la mise en œuvre des modifications.

5. Traitement par un « sous-traitant » ou un employé

5.1 Helena Pro Calendar BV garantit que les dispositions du présent avenant seront respectées par ses représentants, agents, sous-traitants et employés.

Helena Pro Calendar BV garantit à cet égard que :

– Les personnes autorisées à traiter les données personnelles se sont engagées à maintenir la confidentialité ou sont soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ;

– Que des mesures sont en place pour garantir que toute personne physique agissant sous leur autorité et ayant accès aux Données Personnelles ne traite ces Données Personnelles que sur instruction du Client, à moins qu'elle ne soit tenue de le faire par la législation européenne ou nationale.

5.2 En signant le présent avenant, le Client donne son consentement écrit général à Helena Pro Calendar BV pour nommer d'autres sous-traitants ou pour remplacer les sous-traitants existants et/ou pour modifier leur gamme de tâches.

Helena Pro Calendar BV publie la liste des sous-traitants qu'elle désigne comme sous-traitants sur le site web de Corilus. Le client doit indiquer sur ce site qu'il souhaite recevoir des notifications par courriel en cas de modification de cette liste.

Le client a la possibilité de s'opposer à ces modifications.

Le Client ne peut refuser un Sous-traitant que si ce dernier a écopé d'une amende administrative au titre du RGPD au cours des 12 mois précédents pour non-respect des mesures correctives imposées par l'autorité de protection des données.

Si le Client ne s'y oppose pas dans un délai de 14 jours calendaires suivant la réception de la notification par courriel, ou s'il n'a pas indiqué souhaiter recevoir de telles notifications, le remplacement ou la modification est réputé avoir été accepté. À la demande du Client, Helena Pro Calendar BV lui communiquera les dispositions pertinentes de l'accord de traitement des données conclu avec le Sous-traitant. Cette demande doit être adressée au Délégué à la protection des données (DPO).

5.3 Si le Sous-traitant ne respecte pas ses obligations en matière de protection des données, Helena Pro Calendar BV restera pleinement responsable envers le Client du respect des obligations du Sous-traitant.

6. Fournir une assistance concernant les obligations du Client en matière de politique de protection des données

6.1 Compte tenu de la nature du Traitement et des informations dont elle dispose, Helena Pro Calendar BV s'engage à assister le Client dans l'exercice de sa responsabilité de se conformer aux obligations suivantes en matière de protection des données :

– Mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté au risque ;

– Signaler une violation de données personnelles à l’autorité de contrôle ;

– La communication d’une violation de données personnelles à la personne concernée ;

– Réaliser une analyse d’impact relative à la protection des données ;

– Consultation préalable de l’autorité de contrôle si l’analyse d’impact relative à la protection des données indique que le traitement entraînerait un risque élevé en l’absence de mesures prises par le client pour atténuer ce risque.

6.2 Conformément à l'article 6.1, Helena Pro Calendar BV informera le Client de manière exhaustive et immédiate de toute violation (présumée) de données à caractère personnel, ainsi que de toute fuite de données (y compris celle du Sous-traitant), dès qu'elle en aura connaissance. Cette notification sera effectuée de façon à permettre au Client de se conformer en temps utile à ses obligations légales de responsable du traitement des données en vertu de la législation sur la protection des données. La responsabilité de Helena Pro Calendar BV envers le Client sera engagée conformément à l'article 9.

Pour la notification, Helena Pro Calendar BV utilise le formulaire de notification figurant à l’annexe 3.

Helena Pro Calendar BV propose également une assistance pour enquêter sur les violations de données personnelles, les atténuer et y remédier. Cela comprend notamment l'aide à la documentation des mesures telles que la protection des données dès la conception et par défaut.

6.3 Helena Pro Calendar BV informera immédiatement le Client de toute réclamation, allégation ou demande formulée (y compris si elle émane d'une autorité de régulation) concernant le traitement des données personnelles par Helena Pro Calendar BV. Helena Pro Calendar BV apportera toute la coopération et le soutien nécessaires que le Client peut raisonnablement attendre en lien avec une telle réclamation, allégation ou demande, notamment en fournissant des informations complètes à son sujet ainsi qu'une copie des données personnelles relatives à la personne concernée détenues par Helena Pro Calendar BV.

7. Fournir une assistance pour les demandes des personnes concernées

7.1 Compte tenu de la nature du Traitement, Helena Pro Calendar BV assistera le Client au moyen de mesures techniques et organisationnelles appropriées pour remplir l'obligation du Responsable du traitement de répondre aux demandes d'exercice des droits de la Personne concernée tels que prévus par la Législation sur la protection des données.

Cela implique, entre autres :

– Que Helena Pro Calendar BV fournisse toutes les Données Personnelles demandées par le Client, dans le délai (raisonnable) demandé par le Client, y compris en tout état de cause les détails complets et les copies de la plainte, de l’avis ou de la demande et toutes les Données Personnelles en sa possession relatives à une Personne Données ;

– Que Helena Pro Calendar BV mette en œuvre des mesures techniques et organisationnelles permettant au Client de répondre efficacement et en temps opportun aux réclamations, communications ou demandes pertinentes.

7.2 En complément de l'article 7.1, Helena Pro Calendar BV s'engage à informer sans délai le Client si elle reçoit l'une des demandes suivantes d'une Personne concernée (ou d'un tiers agissant pour le compte d'une Personne concernée) :

– Une demande d’accès aux données personnelles traitées concernant la personne concernée ;

– Une demande de rectification de données personnelles inexactes ;

– Une demande d’effacement de données personnelles ;

– Une demande visant à restreindre le traitement des données personnelles ;

– Une demande visant à obtenir une copie portable des Données Personnelles, ou à transférer une copie à un tiers ;

– Une objection à tout traitement de données personnelles ; ou

– Toute autre demande, réclamation ou communication concernant les obligations du Client en vertu de la législation sur la protection des données.

Helena Pro Calendar BV ne répond pas elle-même aux demandes et aux candidatures des personnes concernées, sauf accord contraire écrit entre le Client et Helena Pro Calendar BV.

8. Droit d'inspection par le client

8.1 Le Client peut vérifier la conformité de Helena Pro Calendar BV avec l'Addendum une fois par année civile.

Helena Pro Calendar BV fournira au Client toutes les informations nécessaires pour démontrer sa conformité aux obligations découlant de la législation sur la protection des données.

Le Client a la possibilité de faire réaliser un audit indépendant chez Helena Pro Calendar BV par un tiers indépendant désigné par le Client.

Helena Pro Calendar BV peut formuler des objections raisonnables concernant le choix de cet auditeur, à moins qu'il ne s'agisse du département d'audit de KPMG, PWC, Deloitte ou Accenture.

Cet audit sera réalisé aux frais du Client et n'entraînera aucune perturbation du fonctionnement normal de Helena Pro Calendar BV. L'auditeur désigné par le Client signera préalablement un accord de confidentialité avec Helena Pro Calendar BV. L'audit et le rapport établis par l'auditeur porteront exclusivement sur la vérification de la conformité aux mesures techniques et organisationnelles appropriées, nécessaires au respect des obligations découlant de la législation sur la protection des données et du présent avenant.

Helena Pro Calendar BV fournira également à l'auditeur désigné l'accès aux accords qu'elle a conclus avec tous les sous-traitants impliqués dans le traitement des données personnelles.

Helena Pro Calendar BV coopérera pleinement à tout audit de ce type et, à la demande du Client, fournira la preuve de sa conformité à ses obligations en vertu du présent Contrat.

9. Responsabilité

9.1 Chaque partie est responsable de ses propres actes. La responsabilité visée par le présent article concerne exclusivement celle résultant d'une violation de la législation sur la protection des données et du présent avenant.

9.2 Les dispositions du présent avenant ne sont pas destinées à limiter ou à exclure la responsabilité éventuelle de Helena Pro Calendar BV : (i) en cas de décès ou de blessure corporelle causés par une erreur de Helena Pro Calendar BV ; (ii) en cas d’erreur intentionnelle ou de fraude ; (iii) de toute autre manière si elle ne peut être exclue et/ou limitée en vertu d’une disposition légale.

Si Helena Pro Calendar BV est tenue responsable par le Client de dommages résultant du non-respect du présent avenant ou de la législation sur la protection des données, la responsabilité totale de Helena Pro Calendar BV sera limitée à l'indemnisation du préjudice matériel subi par le Client, à hauteur du montant le plus élevé des deux options suivantes : soit 10 000 euros par événement et par année civile, soit le montant total des logiciels et services facturés au cours de l'année civile précédente (la valeur d'achat du matériel est exclue de ce calcul).

Une série de faits liés entre eux doit, aux fins du présent article, être considérée comme un seul événement.

Helena Pro Calendar BV n'est pas responsable de toute forme de dommage indirect tel que, mais sans s'y limiter, la stagnation des affaires, la diminution de la clientèle, la perte d'économies, la perte de profits, l'atteinte à la réputation ou toute autre forme de dommage indirect, accessoire ou consécutif, quelle que soit la nature de l'action.

9.3 Les parties s’assurent qu’elles disposent d’une couverture d’assurance adéquate pour leurs responsabilités.

9.4 Les limitations et exclusions de responsabilité prévues aux articles 9.1 et 9.2 s'appliquent exclusivement entre le Client et Helena Pro Calendar BV, concernant toute responsabilité de cette dernière. Ceci est sans préjudice (i) du droit de réclamer une indemnisation au titre de l'article 82.1 du RGPD et (ii) du droit à indemnisation au titre de l'article 82.5 du RGPD.

10. Résiliation du contrat

10.1 Le présent avenant fait partie intégrante de l’Accord de base et est donc soumis au même sort que ce dernier. En cas de résiliation de l’Accord de base, les dispositions du présent avenant resteront néanmoins applicables dans la mesure nécessaire au respect des obligations découlant de la législation sur la protection des données.

10.2 Dès la résiliation ou l'expiration du Contrat de base (à tout moment), ou après l'expiration de la période de conservation, Helena Pro Calendar BV, au choix du Client, restituera les Données personnelles à ce dernier et/ou les effacera de manière complète et irréversible, ainsi que les copies existantes. Si le Client opte pour l'effacement des Données personnelles, Helena Pro Calendar BV, sur demande écrite de ce dernier, fournira la preuve de cet effacement.

Si le Client ne se manifeste pas quant au sort des Données Personnelles après la résiliation ou l'expiration du Contrat de Base, Helena Pro Calendar BV supprimera ces Données Personnelles au plus tard trois (3) mois après la résiliation ou l'expiration dudit Contrat. Le Client s'engage à conserver une sauvegarde adéquate des Données Personnelles pour toute la durée du Contrat de Base.

Helena Pro Calendar BV peut déroger au premier paragraphe si le stockage des données personnelles est requis par la législation européenne ou nationale.

11. Dispositions finales

11.1 Sauf indication contraire dans le présent addendum, toute notification donnée par Helena Pro Calendar BV peut être valablement donnée : (i) par lettre ; (ii) par courriel à une adresse électronique utilisée par le Client ; (iii) par l'intermédiaire de la plateforme en ligne de Helena Pro Calendar BV.

Les communications électroniques de Helena Pro Calendar BV au Client ont la même force exécutoire qu'une notification envoyée par courrier postal.

Compte tenu des délais stricts imposés au Client et à Helena Pro Calendar BV en vertu du RGPD, toute lettre recommandée du Client doit, pour avoir des conséquences juridiques, être envoyée avec une copie par e-mail à notificatie@corilus.be.

11.2 Le présent Accord de traitement des données et toutes les informations fournies par les parties dans le cadre de l'exécution du présent Accord de traitement des données sont confidentiels et peuvent, le cas échéant, être considérés comme un secret commercial au sens du Titre 8/1, Livre XI de la CVIM.

11.3 Le présent Accord de traitement des données est divisible. Si une ou plusieurs dispositions n'affectant pas l'essence du présent Accord sont déclarées invalides, nulles ou inapplicables, en tout ou en partie, cela n'affectera pas la validité et l'applicabilité des autres dispositions. Dans ce cas, l'Accord de traitement des données restera en vigueur entre Helena Pro Calendar BV et le Client. La disposition déclarée invalide, nulle ou inapplicable sera alors réputée non écrite. Helena Pro Calendar BV et le Client entameront des négociations afin de remplacer la disposition litigieuse par une disposition juridiquement valable se rapprochant le plus possible de la disposition initiale.

11.4 Si Helena Pro Calendar BV assiste le Client comme décrit dans les articles 6.1 et 7.1, Helena Pro Calendar BV peut facturer au Client des frais raisonnables pour cela.

11.5 Helena Pro Calendar BV a le droit d’apporter des modifications aux annexes 1, 2 et/ou 3 du présent accord de traitement en donnant un préavis au Client.

L’annexe ainsi modifiée entrera en vigueur le premier jour du mois suivant la présente notification, à condition que ce délai ne soit pas inférieur à quinze (15) jours.

Si le Client ne s’oppose pas à l’entrée en vigueur dans les quinze (15) jours calendaires suivant cette notification, la modification sera considérée comme acceptée.

L’utilisation continue par le Client de Helena Pro Calendar BV sera considérée comme constituant une acceptation par le Client de l’Annexe telle que modifiée.

11.6 Le présent Accord de traitement des données est régi par le droit belge et interprété conformément à celui-ci. Tout litige relatif au présent Accord de traitement des données relève de la compétence exclusive des tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Gand, division de Gand.

Annexes à l'accord de traitement


  • Annexe 1 : l’ordre de traitement et les instructions déterminés par le client
  • Annexe 2 : sécurité de l'information
  • Annexe 3 : Modèle de formulaire de notification de violation de données


ANNEXE 1 – L’ORDRE DE TRAITEMENT ET LES INSTRUCTIONS DÉTERMINÉS PAR LE CLIENT

Note de couverture

La présente annexe décrit les opérations de traitement spécifiques effectuées par Helena Pro Calendar BV que le Client commande au moment de la conclusion du contrat de base ou lors de la signature de l'avenant.

Toute modification et/ou tout ajout à la présente Annexe 1 doit être effectué dans un document séparé joint à la présente Annexe 1 (Annexe 1 à l'Annexe 1 ; Annexe 2 à l'Annexe 1, etc.), qui doit être daté et indiquer l'instruction écrite explicite et/ou le consentement du Client.

I. Finalité du traitement des données personnelles

Le traitement des données personnelles par Helena Pro Calendar BV a lieu dans le cadre de la mise en œuvre de l'accord de base.

Description des services visés par l’avenant, ainsi que la nature et la finalité du traitement des données personnelles dans le cadre de la fourniture de logiciels, de matériel et des services de maintenance et d’intervention associés. Plus précisément : octroi de licences logicielles, hébergement de logiciels et de données, installation de logiciels et de matériel, et assistance technique pour ces logiciels et matériels.

II. Les catégories de données personnelles que le Client peut avoir fait traiter par Helena Pro Calendar BV :

Données d'identification ;

Détails financiers ;

Caractéristiques personnelles ;

Données physiques ;

Style de vie ;

Données psychiques ;

Composition de la famille ;

Activités et intérêts de loisirs ;

Habitudes de consommation ;

Caractéristiques de la maison ;

Données de santé ;

Éducation et formation ;

Profession et poste ;

Numéro d'enregistrement national/Numéro d'identification de sécurité sociale ;

Données raciales ou ethniques ;

Données sur la vie sexuelle ;

Enregistrements d'images ;

Enregistrements sonores ;

Données génétiques ;


III. Les catégories de personnes concernées dont les données personnelles sont traitées :

Patients et anciens patients du Client

Personnes mentionnées par les patients et pertinentes pour le suivi des patients par le Client

Les employés du client (membres du personnel, employés de sociétés affiliées, travailleurs indépendants)

Autres prestataires de soins de santé et leurs employés en lien avec le Client ou les patients/anciens patients

Autre (à préciser) :

…………………………………………………………………………………….………… (autres catégories).


IV. Le traitement des données personnelles :

Le Client donne par les présentes les instructions suivantes pour le Traitement des Données Personnelles (sans préjudice de toute instruction découlant directement des dispositions du Contrat de Base ou du présent Addendum ou qui est raisonnablement nécessaire à la bonne exécution par Helena Pro Calendar BV de ses obligations) :

Consulter les données personnelles

Cela concerne les services de Helena Pro Calendar BV où les données personnelles du client peuvent être consultées par les employés ou les sous-traitants de Helena Pro Calendar BV, y compris, mais sans s'y limiter, les services de support technique, les services de surveillance (à distance), les services de gestion de systèmes, la gestion technique des applications, les services d'analyse des vulnérabilités, les services de reporting en matière de gouvernance et les services de gestion des actifs logiciels.

Stockage des données personnelles

Cela concerne les services fournis par Helena Pro Calendar BV où les données personnelles du client sont stockées dans un système de stockage fourni par Helena Pro Calendar BV, tels que, mais sans s'y limiter, les services de stockage cloud, les services de sauvegarde cloud, les services de fichiers, les services d'annuaire, le transfert de fichiers géré, la messagerie et le calendrier et le traitement des fichiers journaux.

Transmission de données personnelles

Cela concerne les services de Helena Pro Calendar BV lorsque les données personnelles du client sont envoyées depuis, vers ou entre des applications sur une plateforme gérée par Helena Pro Calendar BV, telles que, sans toutefois s'y limiter, les services LAN, les services de réseau étendu, les services d'interconnexion de centres de données, l'équilibrage de charge, les interconnexions de commutateurs SAN et les services fournis via le protocole de voix sur Internet (VoIP).

Mettre à jour ou modifier les données personnelles

Cela concerne les services de Helena Pro Calendar BV où les données personnelles du client peuvent être ajustées manuellement et automatiquement, par exemple dans un flux de travail automatisé pris en charge par un système de planification des tâches.

Logiciel de test

Cela concerne les services de Helena Pro Calendar BV lorsque les bases de données du Client contenant des Données Personnelles (Données Personnelles non anonymisées) sont utilisées en dehors de l'environnement de production (en test, en acceptation, etc.) dans le cadre du processus de test de l'application logicielle du Client.

V. Durée estimée du traitement

La durée totale de l'Accord de base a été prolongée de trois mois.

VI. Transfert de données personnelles hors de l'EEE par Helena Pro Calendar BV

Le Client consent expressément au transfert de ses données vers la Tunisie, à destination de CORILUS TN, Rue du Lac Ghar el Melh, Les Berges du Lac, 1053 Tunis. CORILUS TN est une filiale à 100 % de Corilus NV, à laquelle Helena Pro Calendar BV fait appel pour des services d'assistance, un service de support technique, la conversion de données, le développement de logiciels et éventuellement d'autres activités.

CORILUS TN fournit des garanties appropriées pour le traitement en Tunisie conformément à l'article 46 du RGPD.

VII. Les durées de conservation des (différentes catégories de) Données personnelles :

Helena Pro Calendar BV conserve les Données Personnelles traitées de manière adéquatement sécurisée pendant la période nécessaire à l'exécution des instructions écrites du Client, et pour les catégories de Données Personnelles suivantes pendant la période spécifiée ci-dessous :

Pour l'hébergement des données pendant toute la durée du Contrat de base et jusqu'à 3 mois après la résiliation du Contrat.

Pour les interventions et l'assistance dispensées pendant la durée nécessaire à ces interventions et à cette assistance, les données seront supprimées de tous les systèmes au plus tard une semaine après la fin de ces interventions et de cette assistance.

Aux fins de la réalisation de tests, et pour une durée qui sera définie dans un accord écrit distinct (courriel, lettre ou plateforme en ligne Helena Pro Calendar BV), les données personnelles seront utilisées. Si aucune durée n'est précisée, elles seront supprimées de tous les systèmes au plus tard une semaine après la fin du test.


VIII. Coordonnées du délégué à la protection des données (DPO)

Pour le client

Les coordonnées du Délégué à la protection des données (DPO) du Client seront communiquées spécifiquement à Helena Pro Calendar et conservées dans le système de gestion de la relation client (CRM) de Helena Pro Calendar BV. Le Client s'engage à informer Helena Pro Calendar BV de toute modification concernant le DPO ou ses coordonnées. À défaut de ces informations, Helena Pro Calendar BV désignera le signataire de l'Accord-cadre comme personne de contact.

Pour Helena Pro Calendar BV

Les coordonnées de notre délégué à la protection des données (DPO) sont disponibles sur le lien suivant : www.corilus.be/dataprotection et peuvent être obtenues à tout moment en appelant le numéro de téléphone général de Helena Pro Calendar BV.

 

ANNEXE 2 – SÉCURITÉ DE L’INFORMATION

Nom de l'organisation

Nom : Helena Pro Calendar BV

Adresse : 1800 Vilvorde, Luchthavenlaan 25A/3,

Numéro d'entreprise (CBE) : 0553.714.897

Prénom, nom et adresse électronique de la personne responsable de la sécurité de l'information

Les coordonnées du responsable de la sécurité des informations (appelé en interne « CISO ») peuvent être consultées via le lien suivant : www.corilus.be/dataprotection et peuvent être demandées à tout moment via le numéro de téléphone général de Helena Pro Calendar BV.

Prénom, nom et adresse courriel de la personne-ressource pour la sécurité de l'information

Les coordonnées du responsable de la sécurité des informations (appelé en interne « CISO adjoint ») peuvent être consultées via le lien suivant : www.corilus.be/dataprotection et peuvent être demandées à tout moment via le numéro de téléphone général de Helena Pro Calendar BV.

Prénom, nom et adresse électronique du délégué à la protection des données

Les coordonnées de notre délégué à la protection des données (DPO) sont disponibles sur le lien suivant : www.corilus.be/dataprotection et peuvent être obtenues à tout moment en appelant le numéro de téléphone général de Helena Pro Calendar BV.

Prénom, nom et adresse électronique de la personne de contact locale chargée de la protection des données

Les coordonnées du point de contact local pour la protection des données (appelé en interne « DPO adjoint ») peuvent être consultées via le lien suivant : www.corilus.be/dataprotection et peuvent être demandées à tout moment via le numéro de téléphone général de Helena Pro Calendar BV.

Helena Pro Calendar BV met à la disposition du Client un tableau détaillant les mesures prises en réponse à ses questions. Ce tableau étant régulièrement mis à jour, il est consultable en ligne sur www.corilus.be/dataprotection. Vous y trouverez ainsi toujours les informations les plus récentes.

ANNEXE 3 – MODÈLE DE FORMULAIRE DE NOTIFICATION DE FUITE DE DONNÉES

Téléchargez le formulaire