DIENSTENOVEREENKOMST INZAKE HET GEBRUIK VAN DE DIENSTEN VAN HELENA PRO CALENDAR

Versie 1 mei 2021

Artikel 1 - Definities

Beschikbaarheid

Het tijdvak, uitgezonderd de tijd gereserveerd voor onderhoud en update, gedurende hetwelk Helena Pro Calendar op gebruiksvriendelijke en kwaliteitsvolle wijze beschikbaar dient te zijn overeenkomstig de Specificaties.

Helena Pro Calendar

Het op afstand via elektronische weg beschikbaar stellen en houden van de gebruiksfuncties en gebruiksmogelijkheden van de computerprogrammatuur van de Dienstverlener overeenkomstig de Specificaties.

Gebrek

Het niet of niet volledig voldoen van Helena Pro Calendar aan de Specificaties.

Gebruiker(s)

De perso(o)n(en) die door de Klant gemachtigd zijn om Helena Pro Calendar te gebruiken en door middel van een gebruikersnaam en paswoord toegang hebben tot de Helena Pro Calendar-account van de Klant.

Intellectuele Eigendomsrechten

Alle intellectuele rechten zoals, doch niet beperkt tot, octrooien, tekeningen, modellen, auteursrechten, rechten op software en databanken, merken, knowhow, domeinnamen, sub domeinnamen en handelsnamen.

Klant

De natuurlijke persoon of rechtspersoon die een Overeenkomst sluit met Helena Pro Calendar BV of die ter zake met Helena Pro Calendar BV in onderhandeling is.

Ondersteuning

Het door de Dienstverlener verstrekken van informatie en advies over het gebruik van Helena Pro Calendar en dit telefonisch, per e-mail of door middel van een website of helpdesk.

Overeenkomst

Deze licentie- en dienstenovereenkomst voor Helena Pro Calendar die gesloten wordt tussen de Dienstverlener en de Klant, met inbegrip van de bijlagen.

Dienstverlener

Helena Pro Calendar BV, met maatschappelijke zetel te 1800 Vilvoorde, Luchthavenlaan 25A/3, met KBO-nummer 0553.714.897 of één van haar verbonden ondernemingen die optreedt als leverancier van diensten op grond van de Overeenkomst.

Specificaties

Het geheel van de functionaliteiten en diensten geleverd door de Dienstverlener in het kader van deze Overeenkomst. De Specificaties worden in detail bepaald in de bijlagen.

Werkuren

Maandag tot en met vrijdag tussen 09:00 en 17:30 uur, met uitzondering van zondagen en wettelijke feestdagen in België.

Artikel 2 - Voorwerp van de Overeenkomst

De Klant wenst gebruik te maken van Helena Pro Calendar en de bijbehorende Ondersteuning. De Dienstverlener is bereid om de Klant de Helena Pro Calendar-dienst en Ondersteuning te verlenen en toegang te geven tot het Helena Pro Calendar-platform onder de voorwaarden van de Overeenkomst.

Artikel 3 - Licentie

Na betaling van het toepasselijk tarief, verleent de Dienstverlener aan de Klant een onoverdraagbare en niet-exclusieve licentie die zich beperkt tot enkel het gebruik van Helena Pro Calendar door het aantal Gebruikers zoals voorzien in de Specificaties en overeenkomstig de bepalingen voorzien in deze Overeenkomst. Krachtens deze licentie mag ieder gebruik uitsluitend online gebeuren, uitsluitend ten behoeve van het interne gebruik van de Klant en strikt in overeenstemming met het bedoelde gebruik van Helena Pro Calendar als uiteengezet in artikel 6.
De Klant aanvaardt dat Helena Pro Calendar voortdurend verbeterd en aangepast wordt door de Dienstverlener. De Klant heeft alleen toegang tot de laatst uitgegeven versie van Helena Pro Calendar. Iedere nieuwe versie of update van Helena Pro Calendar vervangt de originele of vorige versie ervan als gewijzigde versie en is bijgevolg onderhevig aan alle rechten en plichten zoals vermeld in de Overeenkomst. Tijdens de updates kan Helena Pro Calendar tijdelijk onbeschikbaar zijn voor de Klant.
De Klant kan op om het even welk ogenblik bijkomende licenties bestellen via de Helena Pro Calendar-bestelpagina. Voor dergelijke bijkomende licenties zijn de toepasselijke vergoedingen diegene die van kracht zijn op het ogenblik van het plaatsen van de bestelling. Bijkomende bestellingen zijn slechts bindend na bevestiging door de Dienstverlener.

Artikel 4 - Kwaliteit van Helena Pro Calendar

De Dienstverlener verklaart dat Helena Pro Calendar op een professionele manier werd ontwikkeld en in overeenstemming is met de van toepassing zijnde wet- en regelgeving.
De Dienstverlener bepaalt zelfstandig het versiebeleid en zorgt ervoor dat telkens, indien en voor zover dat mogelijk is, de meest recente Helena Pro Calendar-versie beschikbaar is voor de Klant.
De Dienstverlener garandeert niet dat Helena Pro Calendar geheel vrij is van kleine “bugs” en fouten, doch enkel dat deze geen wezenlijke afbreuk doen aan het gebruik van Helena Pro Calendar. De Dienstverlener levert Helena Pro Calendar “zoals het is”.
De Klant heeft zich vooraf vergewist van de mogelijkheden van Helena Pro Calendar en aanvaardt de verantwoordelijkheid voor de selectie van Helena Pro Calendar. De garantie van geschiktheid voor een bepaald gebruik of doel wordt hierbij uitgesloten.
De Dienstverlener verzekert dat Helena Pro Calendar te allen tijde voldoet aan de standaarden en veiligheidsnormen zoals voorzien in de Specificaties. De Dienstverlener is gehouden om de wettelijke maatregelen te nemen inzake de beveiliging, de bescherming en de bewaring van de gegevens die de Klant verwerkt in Helena Pro Calendar. De Dienstverlener neemt alle redelijke maatregelen om het verlies van of schade aan gegevens te vermijden.
De Dienstverlener verbindt zich ertoe medewerking te verlenen aan het uitoefenen van toezicht door of namens de Klant op bewaring, beveiliging en gebruik van deze gegevens.
De Dienstverlener verzekert dat Helena Pro Calendar en de Ondersteuning geleverd worden door voldoende ervaren, gekwalificeerd en opgeleid personeel met de juiste deskundigheid en toewijding.
De Dienstverlener streeft naar een Beschikbaarheid van minstens 99,9% gedurende elke kalendermaand. Van de Beschikbaarheid wordt uitgesloten de buitengebruikstelling wegens onderhoud en update, alsook enige niet-beschikbaarheid veroorzaakt door overmacht zoals vermeld in artikel 15.

Artikel 5 – Behandeling van een Gebrek

De Dienstverlener neemt de nodige maatregelen bij eventuele Gebreken en dit binnen een redelijke termijn.
In het kader van het artikel 5 worden de Gebreken uitgesloten die veroorzaakt worden door een foutief gebruik door de Klant en/of een of meerdere Gebruiker(s), of bij het gebruik door de Klant en/of een of meerdere Gebruiker(s) van apparaten en/of programma’s die niet zijn voorzien in de Specificaties of niet voldoen aan de Specificaties. Deze Gebreken worden enkel behandeld op vraag van de Klant en nadat de Klant een specifieke offerte aanvaard heeft.
Een Gebrek wordt enkel behandeld indien en voor zover dit Gebrek aantoonbaar en reproduceerbaar is.
Indien de tijd benodigd om een Gebrek te verhelpen van dien aard is dat de Beschikbaarheid van Helena Pro Calendar erdoor wordt aangetast, zal de Dienstverlener voorzien in een toereikende, tijdelijke oplossing. In dat geval heeft de Dienstverlener het recht om programmaomwegen te voorzien, bepaalde functionaliteiten op te schorten, bepaalde modules op te schorten of probleem vermijdende beperkingen aan te brengen.

Artikel 6 - Gebruik van Helena Pro Calendar

De Klant zal vooraf voorzien in een snelle en beveiligde internetverbinding en staat in voor de kost van installatie, verbruik en vervanging ervan.
De Klant neemt (i) alle toepasselijke internationale, nationale, regionale en lokale wetten en reglementen en (ii) alle internetreglementen, beleidslijnen en procedures van de Dienstverlener in acht.
De Klant verbindt er zich toe Helena Pro Calendar niet te gebruiken voor illegale doeleinden of gedrag dat op enige andere wijze laakbaar is, noch op een illegale, bedrieglijke of schadelijke wijze voor Helena Pro Calendar, de Dienstverlener of derden.
De Klant mag geen inhoud verwerken (i) die op enige manier onwettig, tergend, lasterlijk, onrechtmatig, bedreigend of nadelig is of op om het even welke andere manier laakbaar is; (ii) die hij niet gerechtigd is te verwerken volgens enige wet of contract; (iii) die een schending uitmaakt van rechten van een derde partij, waaronder, maar niet beperkt tot Intellectuele Eigendomsrechten en zakengeheimen.
De Klant verbindt zich ertoe geen middelen, software of routines te gebruiken of weer te geven die de Dienstverlener of derden, de toegankelijkheid, beveiliging of de goede werking van Helena Pro Calendar kunnen schaden of die het Helena Pro Calendar-platform onevenredig belasten.
De Klant mag geen toegang tot Helena Pro Calendar verlenen aan personen die geen Gebruikers zijn binnen zijn organisatie en de Klant is verantwoordelijk voor de naleving van het artikel 6 door de Gebruikers.
De Dienstverlener controleert noch de Klant, noch de Gebruikers, noch het gebruik dat de Klant en de Gebruikers maken van Helena Pro Calendar, noch de gegevens en bestanden die door de Klant en/of de Gebruikers worden verwerkt via Helena Pro Calendar, evenmin als de gegevens die de Klant communiceert via zijn website met inbegrip van Helena Pro Calendar. De Klant is hiervoor als enige aansprakelijk.
In het geval dat de Klant enig misbruik van zijn accountinformatie, ongeautoriseerde toegang of gebruik vaststelt of vermoedt, dient de Klant de Dienstverlener hiervan op de hoogte te stellen en onmiddellijk zijn paswoorden te veranderen.
Bij inbreuk of een vermoeden van inbreuk op artikel 6 of om de beveiliging van de gegevens van de Klant te beschermen, is de Dienstverlener gerechtigd om, mits voorafgaande kennisgeving aan de Klant, alle nodige en redelijke beveiligingsmaatregelen te treffen, de inhoud te blokkeren of te verwijderen en/of de licenties toegekend aan de Klant op te schorten.

Artikel 7 - Aansprakelijkheid van de Klant

De Klant dient haar volledige medewerking te verlenen aan de Dienstverlener en aan de Dienstverlener alle vereiste informatie bezorgen, om de uitvoering van de diensten voorzien in deze Overeenkomst te verzekeren. Bijvoorbeeld en op niet-exhaustieve manier, dient de Klant haar parameters aan te passen om de realiteit te weerspiegelen.
De Klant dient onverwijld ieder probleem waarvan zij kennisneemt met betrekking tot Helena Pro Calendar te rapporteren aan de Dienstverlener.
De Klant verbindt zich ertoe, gedurende de gehele duur van deze Overeenkomst, om geen beroep te doen op derden om het onderhoud van Helena Pro Calendar te verzekeren of om Helena Pro Calendar te wijzigen, tenzij aan de hand van de parameters van Helena Pro Calendar.
Indien de Klant een integratie van Helena Pro Calendar met de website of de informatica infrastructuur van de Klant wenst, kan de Klant beroep doen op een derde of op de Dienstverlener. In dat opzicht verbindt de Klant zich ertoe om de Dienstverlener te informeren over haar ontwikkelingsprojecten inzake een integratie, om risicoloze integratie toe te laten en de goede werking van Helena Pro Calendar te behouden.
De Klant is aansprakelijk voor de vertrouwelijkheid van zijn Helena Pro Calendar-accounts, gebruikersnamen en paswoorden, voor de toegang tot zijn computersysteem en voor de handelingen en nalatigheden van welke partij ook die gebruik maakt van een Helena Pro Calendar-account van de Klant.
De elementen van informatie of grafische elementen die de Klant aanlevert, dienen geheel origineel te zijn en geen inbreuk te maken op enig auteursrecht, merk of enig ander recht (met inbegrip van Intellectuele Eigendomsrechten), titel of belang dat toekomt aan een derde. Indien een of meerdere van voormelde elementen werden ontworpen, geheel of gedeeltelijk, door een derde of indien een recht, titel of belang hierop toekomt aan een derde, dient de Klant de nodige rechten te verkrijgen die haar onder meer toelaten om dergelijk element geheel of gedeeltelijk op te nemen in Helena Pro Calendar. Indien de Klant één of meerdere van voormelde verplichtingen niet naleeft, geheel of gedeeltelijk, dient de Klant de illegaal gebruikte elementen van informatie of grafische elementen te verwijderen of deze te vervangen door elementen van informatie of grafische elementen die geheel origineel zijn of waarop de Klant rechten heeft, dit alles onverwijld en op haar kosten. De Klant kan de Dienstverlener schriftelijk de opdracht geven om de illegaal gebruikte elementen van informatie of grafische elementen te verwijderen, dit alles op de kosten van de Klant.
De Klant vrijwaart de Dienstverlener en haar aandeelhouders, bestuurders, directeurs, werknemers, agenten, verdelers, raadslieden, moedervennootschappen, dochtervennootschappen en filialen, tegen en met betrekking tot alle vorderingen, schade, verlies, kosten, uitgaven, verplichtingen, aansprakelijkheden en rechtsvorderingen, met inbegrip van maar zonder beperking tot de interest en boetes alle bedragen die worden betaald met het oog op de regeling van een eis, vordering of rechtsvordering die voortvloeit uit, het gevolg is van of verband houdt met: (i) het niet vervullen of schenden van welke verplichting ook vermeld in de Overeenkomst; en (ii) vorderingen van om het even welke aard door een derde partij die om het even welke schade lijdt die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten van de Klant met betrekking tot of in verband met het gebruik van Helena Pro Calendar door de Klant.

Artikel 8 – Aansprakelijkheid van de Dienstverlener

De Dienstverlener dient Helena Pro Calendar te beheren op een professionele manier, in overeenstemming met de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, en in functie van de Specificaties.
De Dienstverlener dient ieder probleem dat de werking van Helena Pro Calendar beïnvloedt op te lossen en dit zo spoedig mogelijk nadat de Dienstverlener kennisnam van het probleem.
De webpagina’s van Helena Pro Calendar dienen te zijn gecodeerd in HTML of in een andere taal die algemeen aanvaard wordt in de industrie opdat deze kunnen worden geconsulteerd door internetgebruikers aan de hand van de meest recente versies van de voornaamste, commerciële webbrowsers.
De Klant erkent en aanvaardt dat de Dienstverlener geen enkele garantie biedt, uitdrukkelijk noch impliciet, met betrekking tot Helena Pro Calendar. De contractuele verplichtingen van de Dienstverlener zijn telkens middelenverbintenissen.
De Klant begrijpt dat Helena Pro Calendar een online applicatie is en dat al haar software en gegevens zich bevinden op de servers van de Dienstverleners die worden gehuurd bij een externe leverancier.
De Dienstverlener kan niet aansprakelijk worden gehouden wanneer een Gebrek of storing van Helena Pro Calendar te wijten is aan (i) netwerk- of communicatieproblemen tussen de Klant en de Dienstverlener, (ii) een storing of een defect in software of hardware die niet afkomstig is van de Dienstverlener, (iii) het feit dat veranderingen of wijzigingen werden aangebracht aan Helena Pro Calendar zonder toestemming van de Dienstverlener, of (iv) indien de Klant in gebreke blijft een Gebrek onmiddellijk aan te geven aan de Dienstverlener samen met documentatie en informatie met betrekking tot de omstandigheden van het Gebrek.
De Dienstverlener is evenmin aansprakelijk voor enige links naar, of synchronisaties, of integraties, of diensten verleend door software of websites van derde partijen die bereikbaar zijn vanuit Helena Pro Calendar of enige andere connectie of interactie met materialen of functionaliteiten van derden.
De Dienstverlener is gerechtigd om hyperlinks te plaatsen op haar eigen pagina’s, websites en domeinnamen (met inbegrip van, zonder beperkt te zijn tot, Helena Pro Calendar.be, Helena Pro Calendar.eu en geomed.be) en er hyperlinks op te nemen die verwijzen naar de webpagina’s van de Klant. De Klant kan haar voorkeuren wijzigen via de parameters van Helena Pro Calendar.
Tenzij de wet een beperking of een uitsluiting van aansprakelijkheid verbiedt, is de maximale gehoudenheid van de Dienstverlener voor schade voortvloeiend uit of verband houdend met de uitvoering van deze Overeenkomst (weze het contractueel of buitencontractueel) beperkt tot het betaalde bedrag voor Helena Pro Calendar tijdens de laatste zes (6) maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis.
De Klant dient alle noodzakelijke maatregelen te treffen die redelijkerwijze kunnen worden verwacht om zijn schade te beperken.

Artikel 9 - Prijs en betalingsvoorwaarden

De prijzen zijn bepaald op de Helena Pro Calendar-bestelpagina of in een van de Dienstverlener uitgaande offerte. Enig ander aanbod, alsook informatie, kladversies, presentaties, berekeningen e.d. uitgaande van de Dienstverlener, mogen enkel als informatie worden beschouwd en kunnen de Dienstverlener in geen geval binden.
Alle opgegeven prijzen zijn nettoprijzen exclusief BTW. Alle mogelijke taksen, bestaande of toekomstige, van om het even welke aard met betrekking tot de bestelde diensten zijn ten laste van de Klant.
De prijs voor Helena Pro Calendar en de Ondersteuning wordt gefactureerd per maand of per jaar, en dit op voorhand (behalve bij een “Variabel” abonnement). In geval van een “Variabel” abonnement, wordt de prijs voor Helena Pro Calendar en de Ondersteuning gefactureerd op het einde van de maand en dit in functie van het gebruik van Helena Pro Calendar.
De Dienstverlener is gerechtigd om haar prijzen jaarlijks dan wel maandelijks aan te passen, in functie van de contractduur van het genomen abonnement. De Dienstverlener zal hiervan 1 maand (ingeval van een jaarabonnement) of 15 dagen (ingeval van een maandabonnement) voorafgaand aan de prijswijziging op de hoogte worden gebracht. In geval de Klant niet akkoord gaat met de prijswijziging voor de volgende contractperiode heeft hij de mogelijkheid om de Overeenkomst te beëindigen via de software of via een aangetekend schrijven met ontvangstbewijs en met inachtname van een opzeggingstermijn van 15 dagen.
In geval van de aankoop van een hoeveelheid Sms-berichten (“SMS Pack”) of een hoeveelheid afspraken (“Afspraken-krediet”), wordt het bedrag dat overeenstemt met de hoeveelheid aangekochte Sms-berichten of afspraken onmiddellijk gefactureerd aan de Klant. Het SMS Pack en/of het Afspraken-krediet worden vervolgens gebruikt naarmate de Klant en/of de Gebruikers Helena Pro Calendar gebruiken.
Vanaf de ingangsdatum van de Overeenkomst is de Klant aan de Dienstverlener een vergoeding verschuldigd voor Helena Pro Calendar ongeacht of de Klant daadwerkelijk gebruik maakt van deze diensten. Vergoedingen zullen uitsluitend op voorhand betaald worden. De Dienstverlener kan de Klant de keuze bieden uit verschillende betalingsmethoden. Voor zover de Dienstverlener een specifieke betalingsmethode aanbiedt en de Klant deze accepteert, stemt de Klant ermee in dat voorwaarden van derden van toepassing kunnen zijn op deze betalingsmethode. Tenzij anders overeengekomen betaalt de Klant via kredietkaart of automatische debitering (domiciliëring) en zal de Klant aan de Dienstverlener de juiste machtiging verstrekken.
Voor betalingen via automatische debitering (domiciliëring) en kredietkaarten door de Dienstverlener, worden boetes en sancties doorgerekend door de leveranciers van elektronische betalingen van de Dienstverlener in het geval van, bijvoorbeeld doch niet hiertoe beperkt, een ontoereikend saldo of ongerechtvaardigde betwistingen van betalingen. De Dienstverlener zal deze boetes en sancties kunnen doorrekenen en, van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling, de betaling van forfaitaire administratieve kosten van vijftien (15) EUR per gefaalde betaling kunnen opeisen van de Klant.
In geval van laattijdige betaling van 30 dagen of langer is de Dienstverlener gerechtigd het gebruik van Helena Pro Calendar op te schorten zonder voorafgaande kennisgeving, tot de volledige betaling.

Artikel 10 – Bescherming van persoonsgegevens

Partijen sluiten een afzonderlijke verwerkersovereenkomst af als bijlage bij deze Overeenkomst.

Artikel 11 - Intellectuele Eigendomsrechten

De Dienstverlener garandeert dat zij over alle benodigde Intellectuele Eigendomsrechten voor het verlenen van Helena Pro Calendar beschikt, waaronder alle rechten met betrekking tot de onderliggende computerprogrammatuur.
Alle Intellectuele Eigendomsrechten op Helena Pro Calendar, het Helena Pro Calendar-platform, de domeinnamen, de sub domeinen, en de daarin begrepen software, alsook op enige afgeleiden, aanpassingen, verbeteringen, updates of versies verleend door de Dienstverlener of haar toeleveranciers, alsook alle Intellectuele Eigendomsrechten op daarmee gepaard gaand materiaal, zoals afbeeldingen, logo’s, tekeningen, teksten, documentatie, knowhow, informatieartikels, en alle aanpassingen en eventuele wijzigingen daaraan, behoren uitsluitend toe aan de Dienstverlener. Buiten het recht om Helena Pro Calendar te gebruiken conform de Overeenkomst wordt hierop geen enkel recht verleend aan de Klant of Gebruikers. Alle auteursrechten van de Dienstverlener inzake Helena Pro Calendar zijn en blijven de exclusieve eigendom van de Dienstverlener.
Intellectuele Eigendomsrechten die voortkomen uit Helena Pro Calendar, met inbegrip van de rechten op specifieke ontwikkelingen door de Dienstverlener in het kader van de implementatie of personalisatie van Helena Pro Calendar voor de Klant, zijn eigendom van de Dienstverlener. De Klant verkrijgt er een niet-exclusieve en onoverdraagbare licentie op voor zover als nodig voor het gebruik van Helena Pro Calendar.
De Klant behoudt de eigendom van de gegevens die worden gebruikt met Helena Pro Calendar. De vooraf bestaande eigendomsrechten op de gegevens die de Klant en de Gebruikers verwerken via Helena Pro Calendar blijven ongewijzigd.
Het is de Klant verboden sub-licenties of enige andere rechten toe te kennen aan derden met betrekking tot Helena Pro Calendar.

Artikel 12 - Vertrouwelijkheid

De Dienstverlener erkent dat de informatie overgemaakt door de Klant in het kader van deze Overeenkomst, alsook de gegevens die de Klant en de Gebruikers via Helena Pro Calendar gebruiken (“Vertrouwelijke Informatie”), vertrouwelijk zijn en van aanzienlijk belang zijn. Wordt niet als Vertrouwelijke Informatie beschouwd de informatie die (i) algemeen bekend is of wordt, zonder openbaarmaking door de Dienstverlener; (ii) de Dienstverlener reeds bekend was voor de openbaarmaking ervan; (iii) onafhankelijk ontwikkeld werd door de Dienstverlener.
De Dienstverlener maakt de Vertrouwelijke Informatie niet openbaar, behoudens wanneer hij gedwongen is om deze vrij te geven ingevolge wettelijke vereisten of op gerechtelijk bevel. In dat geval geeft de Dienstverlener voorafgaand kennis hiervan aan de Klant, die hiertoe bijstand verleent.
De Dienstverlener verbindt zich ertoe (i) de Vertrouwelijke Informatie niet te wijzigen, noch te gebruiken voor enig ander dan het overeengekomen doel; (ii) Helena Pro Calendar en de Ondersteuning uitsluitend te doen uitvoeren door personen waarvan de Dienstverlener in redelijkheid meent dat zij betrouwbaar zijn; (iii) enkel toegang te verlenen tot de Vertrouwelijke Informatie aan personen die specifiek worden toegewezen aan de uitvoering van Helena Pro Calendar en de Ondersteuning voor de Klant; (iv) de Vertrouwelijke Informatie op verzoek van de Klant alsook na verloop van 90 dagen na beëindiging van de Overeenkomst volledig en permanent te verwijderen van het Helena Pro Calendar-platform.

Artikel 13 - Duur en beëindiging

Deze Overeenkomst treedt in werking op de datum van de ondertekening ervan en wordt afgesloten voor een duur van één (1) maand of één (1) jaar, in functie van het gekozen abonnement.
De toegekende licenties zijn geldig vanaf de datum waarop de Dienstverlener de toegangsgegevens heeft verstuurd aan de Klant, ongeacht het moment waarop de Klant de diensten is beginnen te gebruiken, en dit tot het einde van de abonnementsperiode. De Overeenkomst wordt vervolgens automatisch vernieuwd en dit voor eenzelfde duur, maandelijks of jaarlijks in functie van het gekozen abonnement, behoudens opzegging door één der partijen met inachtneming van een opzegtermijn van minimum vijftien (15) werkdagen voor het einde van de Overeenkomst, door een aangetekend schrijven met ontvangstbewijs gericht aan de maatschappelijke zetel van de andere partij of via e-mail telkens minstens vijftien (15) werkdagen voorafgaand aan het einde van het abonnement.
In het geval een partij een handeling of nalatigheid van de andere partij vaststelt die een schending uitmaakt van de Overeenkomst, die een derde rechtstreeks of onrechtstreeks schade zou kunnen berokkenen, of op enige andere wijze laakbaar zou zijn, stelt die partij de andere partij zo snel mogelijk en in ieder geval binnen vijftien (15) kalenderdagen in gebreke met het oog op het verhelpen van de schending of van het veroorzaakte nadeel binnen vijftien (15) kalenderdagen.
Indien die andere partij de schending en/of het veroorzaakte nadeel niet verhelpt binnen de vooropgestelde termijn, is de in gebreke stellende partij gerechtigd om onmiddellijk en zonder gerechtelijke tussenkomst, de Overeenkomst eenzijdig te ontbinden.
Indien de Klant in gebreke wordt gesteld en de schending niet tijdig ongedaan maakt overeenkomstig artikel 13.4, is de Dienstverlener bovendien gerechtigd om alle inhoud te blokkeren of te verwijderen en/of de licenties toegekend aan de Klant op te zeggen of te schorsen, zonder enige terugbetaling of enige andere schadeloosstelling van de Klant en met volledige schadeloosstelling van de Dienstverlener.
De Dienstverlener is gerechtigd zonder rechterlijke tussenkomst de Overeenkomst door middel van aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang te ontbinden indien de Klant in staat van faillissement verkeert.

Artikel 14 - Gegevensoverdracht en bijstand

Bij de aanvang van de Overeenkomst en/of gedurende de looptijd ervan, kan de Klant de Dienstverlener om hulp verzoeken voor een opdracht van specifieke of uitzonderlijke Ondersteuning. Bijvoorbeeld, doch zonder beperking, worden de volgende opdrachten als uitzonderlijk beschouwd: het migreren van data, Ondersteuning buiten de Werkuren, meervoudige en herhaalde opleidingen voor dezelfde Gebruikers.
Alle bijstand van de Dienstverlener zal worden gefactureerd aan de tarieven die op dat ogenblik van toepassing zijn voor zulke dienst, op voorwaarde dat een offerte voor deze bijstand, opgemaakt door de Dienstverlener, op voorhand werd gevalideerd door de Klant.
Bij beëindiging van de Overeenkomst en/of het verstrijken van de licenties van de Klant, verwijdert de Dienstverlener de gegevens van de Klant na verloop van negentig (90) kalenderdagen. Gedurende deze periode kan de Klant haar gegevens overbrengen naar een ander systeem. De Klant erkent dat zij de exclusieve verantwoordelijkheid draagt voor een tijdige en deugdelijke overdracht van haar gegevens.
Op elk ogenblik tijdens de Overeenkomst en binnen dertig (30) kalenderdagen na beëindiging van de Overeenkomst, kan de Klant een kopie aanvragen van de meest recente versie van haar gegevens, die zich op het Helena Pro Calendar-platform bevinden, in een algemeen gangbaar formaat. Deze kopie en alle bijstand van de Dienstverlener gevraagd door de Klant met het oog op de continuïteit van het gebruik van haar gegevens, kan worden gefactureerd aan de tarieven van de Dienstverlener die op dat ogenblik van toepassing zijn voor zulke dienst.
De Klant zal te allen tijde in een actuele en deugdelijke back-up van de gegevens voorzien en deze op een veilige plaats bewaren.

Artikel 15 - Overmacht

Geen van beide partijen zal in gebreke zijn of anderszins aansprakelijk zijn voor enige vertraging of tekortkoming in de uitvoering van de Overeenkomst indien dergelijke vertraging of tekortkoming gebeurt door een oorzaak die onvoorzienbaar en onafhankelijk is van diens redelijke controle, met inbegrip, maar niet beperkt tot de volgende omstandigheden: aardbevingen, overstromingen, branden, epidemie, rellen, terroristische handelingen, gebrek of vertraging van vervoer of communicatie.

Artikel 16 - Overdracht en onderaanneming

De Klant is niet gerechtigd de rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst aan een derde over te dragen zonder voorafgaande toestemming van de Dienstverlener.
De Dienstverlener is gerechtigd deze Overeenkomst over te dragen aan een derde, mits kennisgeving aan de Klant via e-mail.
De Dienstverlener heeft het recht om bij de uitvoering van de Overeenkomst gebruik te maken van diensten van derden.

Artikel 17 - Algemene bepalingen

Deze Overeenkomst vervangt eerder afgesloten overeenkomsten tussen partijen en omvat de gehele overeenkomst tussen hen. Ze is van toepassing op elk gebruik dat de Klant van Helena Pro Calendar maakt. Tenzij anders overeengekomen, zijn de voorwaarden van de Klant en/of van een derde niet van toepassing.
Indien één of meerdere bepalingen van de Overeenkomst nietig of onuitvoerbaar worden verklaard, zullen partijen deze bepalingen vervangen door een geldige en uitvoerbare bepaling die, in de mate van het mogelijke, het economische, zakelijke of andere doel van genoemde nietige of onuitvoerbare bepaling zal bereiken en blijven de overige bepalingen van de Overeenkomst van kracht.
Het loutere feit dat een partij niet aandringt op de strikte naleving van enige bepaling van de Overeenkomst of dit niet afdwingt, kan niet worden geïnterpreteerd als een verzaking aan of afstand van de rechten van deze partij, tenzij dit schriftelijk wordt bevestigd.
De rechten en herstelmaatregelen die aan de partijen worden toegekend ingevolge de Overeenkomst, zijn complementair met en beperken geenszins enige andere rechten of herstelmaatregelen die aan de partijen wettelijk zijn toegekend. Alle dergelijke rechten en herstelmaatregelen zijn cumulatief en kunnen afzonderlijk of samen worden uitgeoefend.
Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van de Overeenkomst voort te duren, blijven na beëindiging daarvan bestaan; waaronder, maar niet beperkt tot het bepaalde met betrekking tot vertrouwelijkheid, aansprakelijkheid en Intellectuele Eigendomsrechten.
Alle kennisgevingen tussen de Dienstverlener en de Klant zullen schriftelijk en in het Nederlands of in het Frans gebeuren en worden geacht te zijn gedaan (i) aan de Klant indien ze per e-mail worden verzonden naar het e-mailadres voor kennisgevingen dat werd geregistreerd via de Helena Pro Calendar-bestelpagina en (ii) aan de Dienstverlener indien ze per e-mail werden verzonden naar help@progenda.be.
De Dienstverlener tracht de functionaliteiten van Helena Pro Calendar steeds af te stemmen op de noodwendigheden van de Klanten en/of de relevante markt. In functie van deze noodwendigheden kan de Dienstverlener de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk wijzigen (vb. wijzigen functionaliteiten Helena Pro Calendar, integratie Helena Pro Calendar in andere softwarepakketten, enz.). Indien de Klant niet instemt met de voorgenomen wijziging, kan de Klant de Overeenkomst opzeggen conform art. 13.2. Bij gebreke aan opzegging wordt de Klant geacht de gewijzigde voorwaarden te aanvaarden.
Deze Overeenkomst alsook de verwerkersovereenkomst (bijlage 2) met inbegrip van de wijzigingen eraan, komen op een rechtsgeldige wijze tot stand door het aanklikken van de aanvaardingsknop in Helena Pro Calendar.

Artikel 18 - Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

De Overeenkomst wordt beheerst en uitgelegd in overeenstemming met het Belgische recht.
In geval van geschil met betrekking tot de Overeenkomst zijn uitsluitend de rechtbanken van Gent bevoegd.

BIJLAGEN

BIJLAGE 1: Specificaties: Functionaliteiten

Module online agenda met functionaliteiten afspraakbeheer en patiëntbeheer
Module tonen van een webpagina met “profiel” op Helena Pro Calendar.be (en, indien geactiveerd in de parameters, op Geomed.be) met informatie over de Klant en, indien van toepassing, de Gebruikers: Naam, Voornaam, Medische specialisatie, Adres, regeling van raadplegingen, …
Module afspraak maken via internet
Module herinneringen via e-mail en sms
Synchronisatiemodules (externe agenda’s en medische software)
Mobiele app’s

BIJLAGE 2: Verwerkersovereenkomst

Overwegende dat:

De Helena Pro Calendar BV diensten verricht ten behoeve van de Klant, zoals beschreven in de Basisovereenkomst, deze diensten met zich brengen dat Persoonsgegevens worden verwerkt en de partijen met dit Addendum de afspraken wensen vast te leggen over de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de diensten.

Wordt overeengekomen als volgt:

1. Begrippenkader

1.1 Voor de toepassing van dit Addendum gelden de volgende begripsomschrijvingen:

– Algemene Verordening Gegevensbescherming: de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van Persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG, met haar wijzigingen en Europese uitvoeringswetgeving;

– Wetgeving Gegevensbescherming: de Algemene Verordening Gegevensbescherming, andere Europese regelgeving waarin bepalingen met betrekking tot gegevensbescherming en privacy worden opgenomen, evenals de toepasselijke nationale wetgeving inzake gegevensbescherming en privacy in de lidstaten met haar wijzigingen en uitvoeringsbesluiten, met inbegrip van voor de sector toepasselijke goedgekeurde gedragscodes;

– Persoonsgegevens, Verwerking, Verwerkingsverantwoordelijke, Verwerker, Betrokkene, Toestemming: de begripsomschrijvingen zoals bepaald in de Algemene Verordening Gegevensbescherming;

– Basisovereenkomst: de contractuele relatie of de overeenkomst tussen de Klant en Helena Pro Calendar BV.

1.2 Helena Pro Calendar BV levert diensten aan de Klant op grond van en zoals gedefinieerd in de Basisovereenkomst.

Voor de Verwerkingsactiviteiten zoals bepaald in Annex 1 bij dit Addendum geldt volgende kwalificatie:

– De Klant bepaalt het doel en de middelen van de Verwerking en is bijgevolg Verwerkingsverantwoordelijke;

– Helena Pro Calendar BV verricht de Verwerking van Persoonsgegevens ten behoeve van de Klant als Verwerkingsverantwoordelijke en is bijgevolg verwerker.

2. Toepassingsgebied en verhouding met de basisovereenkomst

2.1 Dit Addendum maakt integraal deel uit van de Basisovereenkomst gesloten tussen de Klant en Helena Pro Calendar BV. De bepalingen uit dit Addendum zijn onverkort van toepassing op alle Verwerkingen van Persoonsgegevens die Helena Pro Calendar BV verricht in het kader van de uitvoering van de Verwerkingsactiviteiten bepaald in Annex 1.

2.2 De bepalingen uit dit Addendum (en Annexen) gaan voor op de (eventueel andersluidende) bepalingen over gegevensbescherming en -Verwerking en vertrouwelijkheid van gegevens in de Basisovereenkomst en vervangen deze.

3. Verwerking conform de regelgeving en de schriftelijke instructies van de Klant

3.1 Bij de Verwerking van Persoonsgegevens handelen de partijen in overeenstemming met de Wetgeving Gegevensbescherming.

3.2 Helena Pro Calendar BV verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend op basis van de schriftelijke instructies van de Klant, eenzijdig bepaald door de Klant en zoals opgenomen in Annex 1 bij dit Addendum. Indien de schriftelijke instructies niet duidelijk zijn, meldt Helena Pro Calendar BV dit schriftelijk aan de Klant waarop in onderling overleg de instructies worden verduidelijkt.

3.3 Behoudens andersluidende bepalingen in dit Addendum zal Helena Pro Calendar BV de Persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden of die van derden verwerken, noch de Persoonsgegevens aan derden verstrekken, noch deze doorsturen naar een land gelegen buiten de Europese Unie zonder daartoe een schriftelijke instructie te hebben ontvangen van de Klant. Een Verwerking conform de instructies van de Klant kan ook betekenen dat de Verwerking (onmiddellijk) moet worden stopgezet.

Indien Europese of nationale regelgeving Helena Pro Calendar BV tot een bepaalde Verwerking verplicht, stelt Helena Pro Calendar BV de Klant, voorafgaand aan de Verwerking, in kennis van dat wettelijk voorschrift, tenzij die regelgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.

3.4 De Klant geeft instructies aan Helena Pro Calendar BV in overeenstemming met de Wetgeving Gegevensbescherming en waarborgt dat alle Persoonsgegevens die aan Helena Pro Calendar BV worden toevertrouwd rechtmatig werden verkregen en kunnen worden verwerkt in het kader van de Basisovereenkomst.

3.5 Helena Pro Calendar BV stelt de Klant onmiddellijk in kennis indien naar zijn mening een instructie onder artikel 3.2. inbreuk oplevert op Wetgeving Gegevensbescherming.

4. Passende technische en organisatorische maatregelen

4.1 De partijen treffen passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen.

4.2 Bij het bepalen van de maatregelen wordt rekening gehouden met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de Verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen.

De maatregelen omvatten, waar passend, onder meer het volgende:

a) Pseudonimisering en versleuteling van Persoonsgegevens;

b) Het vermogen om op permanente basis de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van de Verwerkingssystemen en diensten te garanderen;

c) Het vermogen om bij een fysiek of technisch incident de beschikbaarheid van en de toegang tot de Persoonsgegevens tijdig te herstellen;

d) Een procedure voor het op gezette tijdstippen testen, beoordelen en evalueren van de doeltreffendheid van de technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de Verwerking.

4.3 Bij de beoordeling van het passend beveiligingsniveau wordt met name rekening gehouden met de Verwerkingsrisico’s, vooral als gevolg van de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte Persoonsgegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig.

Helena Pro Calendar BV houdt de Klant op de hoogte van de aansluiting bij een goedgekeurde gedragscode of bij een goedgekeurde certificeringsregeling die geldt binnen de medische softwaresector.

4.4 Helena Pro Calendar BV beschrijft in Annex 2 de passende technische en organisatorische maatregelen die door hem worden getroffen. Hij rapporteert op eigen initiatief aan de Klant de wijzigingen die aan de maatregelen, zoals uiteengezet in Annex 2, worden doorgevoerd en dit binnen een termijn van veertien dagen na het aanbrengen van de wijzigingen.

5. Verwerking door een “Subverwerker” of werknemer

5.1 Helena Pro Calendar BV waarborgt dat de bepalingen van dit Addendum worden nageleefd door zijn vertegenwoordigers, agenten, onderaannemers en werknemers.

Helena Pro Calendar BV waarborgt in het verlengde daarvan dat:

– De tot het verwerken van Persoonsgegevens gemachtigde personen zich ertoe hebben verbonden om de vertrouwelijkheid in acht te nemen dan wel door een passende wettelijke verplichting van vertrouwelijkheid zijn gebonden;

– Dat er maatregelen zijn getroffen om ervoor te zorgen dat iedere natuurlijke persoon die handelt onder diens gezag en toegang heeft tot de Persoonsgegevens, deze slechts in opdracht van de Klant verwerkt, tenzij hij door Europese of nationale regelgeving tot Verwerking is gehouden.

5.2 De Klant geeft, door de ondertekening van dit Addendum, de algemene schriftelijke toestemming aan Helena Pro Calendar BV om andere Subverwerkers aan te stellen of bestaande Subverwerkers te vervangen en/of hun takenpakket te wijzigen.

Helena Pro Calendar BV publiceert de lijst van de Subverwerkers die zij aanstelt in haar hoedanigheid van Verwerker op de website van Corilus. De Klant dient op deze webpagina aan te duiden dat hij een mailnotificatie wenst bij wijziging van de lijst van deze Subverwerkers.

De Klant heeft de mogelijkheid tegen deze verandering(en) bezwaar te maken.

De Klant kan een Subverwerker alleen weigeren indien de Subverwerker in de voorbije 12 maanden een administratieve boete heeft opgelopen in het kader van de AVG, wegens het niet-uitvoeren van de door de gegevensbeschermingsautoriteit opgelegde remediëringsmaatregelen.

Indien de Klant geen bezwaar maakt binnen een termijn van 14 kalenderdagen nadat hij de mailnotificatie ontvangen heeft, of indien de Klant niet heeft aangeduid dat hij een mailnotificatie wenste te ontvangen, wordt de Klant verondersteld in te stemmen met de vervanging of wijziging. Helena Pro Calendar BV bezorgt op verzoek van de Klant de relevante bepalingen van de verwerkersovereenkomst die overeengekomen worden met de Subverwerker. Dit verzoek dient gericht te worden aan de DPO.

5.3 Wanneer de Subverwerker zijn verplichtingen inzake gegevensbescherming niet nakomt, blijft Helena Pro Calendar BV volledig aansprakelijk ten aanzien van de Klant voor het nakomen van de verplichtingen van de Subverwerker.

6. Verlenen van bijstand bij de verplichtingen m.b.t. het gegevensbeschermingsbeleid van de Klant

6.1 Rekening houdend met de aard van de Verwerking en de hem ter beschikking staande informatie, verbindt Helena Pro Calendar BV zich ertoe bijstand te verlenen aan de Klant in de verantwoordelijkheid van de Klant om volgende verplichtingen in het kader van gegevensbescherming na te leven:

– Het treffen van passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen;

– Het melden van een inbreuk in verband met Persoonsgegevens aan de toezichthoudende overheid;

– De mededeling van een inbreuk in verband met Persoonsgegevens aan de betrokkene;

– Het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling;

– Het voorafgaand raadplegen van de toezichthoudende overheid indien uit de gegevensbeschermingseffectbeoordeling blijkt dat de Verwerking een hoog risico zou opleveren indien de Klant geen maatregelen neemt om het risico te beperken.

6.2 In het verlengde van artikel 6.1, licht Helena Pro Calendar BV de Klant omstandig en onmiddellijk in over een (vermoedelijke) inbreuk in verband met Persoonsgegevens alsook over iedere gegevenslek (ook bij de Subverwerker) zodra Helena Pro Calendar BV hiervan kennis heeft genomen. De kennisgeving gebeurt op een dergelijke wijze dat de Klant tijdig kan voldoen aan haar wettelijke verplichtingen als Verwerkingsverantwoordelijke onder de Wetgeving Gegevensbescherming. Helena Pro Calendar BV is aansprakelijk ten opzichte van de Klant zoals voorzien in artikel 9.

Voor de melding gebruikt Helena Pro Calendar BV het meldingsformulier in Annex 3.

Helena Pro Calendar BV levert tevens bijstand in het onderzoek naar en de beperking en remediëring van een inbreuk in verband met een Verwerking van Persoonsgegevens. Daarbij zal hij onder meer ook bijstand verlenen met het oog op het documenteren van maatregelen zoals gegevensbescherming door ontwerp en door standaardinstellingen.

6.3 Helena Pro Calendar BV stelt de Klant onmiddellijk in kennis van enige gemaakte klacht, beschuldiging of aanvraag (ook indien afkomstig van een regulator) met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens door Helena Pro Calendar BV. Helena Pro Calendar BV biedt alle nodige medewerking en ondersteuning die de Klant redelijkerwijze kan verwachten met betrekking tot dergelijke klacht, beschuldiging of aanvraag, onder meer door volledige informatie te verstrekken over dergelijke klacht, beschuldiging of aanvraag samen met een kopie van de Persoonsgegevens betreffende de betrokkene in het bezit van Helena Pro Calendar BV.

7. Verlenen van bijstand bij de verzoeken van de betrokkenen

7.1 Rekening houdend met de aard van de Verwerking, verleent Helena Pro Calendar BV de Klant door middel van passende technische en organisatorische maatregelen bijstand bij het vervullen van de plicht van de Verwerkingsverantwoordelijke om verzoeken tot uitoefening van de rechten van de Betrokkene, zoals bepaald in de Wetgeving Gegevensbescherming, te beantwoorden.

Dit impliceert onder meer:

– Dat Helena Pro Calendar BV alle door de Klant opgevraagde Persoonsgegevens bezorgt, binnen de door de Klant verzochte (redelijke) tijdsspanne, in ieder geval met inbegrip van de volledige details en kopieën van de klacht, mededeling of aanvraag en enige Persoonsgegevens in zijn bezit met betrekking tot een Betrokkene;

– Dat Helena Pro Calendar BV zulke technische en organisatorische maatregelen implementeert die de Klant toelaten doeltreffend en tijdig te antwoorden op relevante klachten, mededelingen of aanvragen.

7.2 In het verlengde van artikel 7.1 verbindt Helena Pro Calendar BV zich ertoe de Klant onverwijld in te lichten indien hij van een Betrokkene (of derde handelend voor rekening van een betrokkene) een van de volgende verzoeken krijgt:

– Een aanvraag tot inzage tot de Persoonsgegevens die van de Betrokkene worden verwerkt;

– Een aanvraag tot rectificatie van onjuiste Persoonsgegevens;

– Een aanvraag tot wissing van Persoonsgegevens;

– Een aanvraag tot beperking van de Verwerking van Persoonsgegevens;

– Een aanvraag tot het verkrijgen van een draagbare kopie van de Persoonsgegevens, of tot overdracht van een kopie aan een derde;

– Een bezwaar tegen enige Verwerking van Persoonsgegevens; of

– Elke andere aanvraag, klacht of mededeling met betrekking tot de verplichtingen van de Klant onder de Wetgeving Gegevensbescherming.

Helena Pro Calendar BV beantwoordt de verzoeken en aanvragen van de betrokkenen niet zelf, behoudens eventuele andersluidende schriftelijke afspraken tussen de Klant en Helena Pro Calendar BV.

8. Recht op controle door de Klant

8.1 De Klant kan één keer per kalenderjaar de naleving door Helena Pro Calendar BV van het Addendum controleren.

Helena Pro Calendar BV stelt de Klant alle informatie ter beschikking die nodig is om de nakoming van de verplichtingen in het kader van de Wetgeving Gegevensbescherming aan te tonen.

De Klant heeft de mogelijkheid om een onafhankelijke audit te laten uitvoeren bij Helena Pro Calendar BV door een onafhankelijke derde die door de Klant wordt aangeduid.

Helena Pro Calendar BV kan redelijke bezwaren laten gelden met betrekking tot de keuze van deze auditor, behoudens indien deze de auditafdeling van KPMG, PWC, Deloitte en Accenture zou zijn.

Deze audit zal op kosten van de Klant geschieden en zal de normale werking van Helena Pro Calendar BV niet storen. De door de Klant aangestelde auditor zal vooraf een vertrouwelijkheidsovereenkomst met Helena Pro Calendar BV ondertekenen. Het door hem te voeren onderzoek en op te stellen verslag zal enkel betrekking hebben op het nazicht van de naleving van passende technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om de nakoming van de verplichtingen in het kader van de Wetgeving Gegevensbescherming en onderhavig Addendum te waarborgen.

Helena Pro Calendar BV zal aan de aangestelde auditor eveneens inzage verlenen in de overeenkomsten die hij heeft gesloten met alle Subverwerkers die betrokken zijn bij de Verwerking van Persoonsgegevens.

Helena Pro Calendar BV verleent volledige medewerking met betrekking tot een dergelijke audit en levert, op vraag van de Klant, het bewijs van de naleving van zijn verplichtingen onder dit

9. Aansprakelijkheid

9.1 Partijen zijn ieder verantwoordelijk en aansprakelijk voor hun eigen handelen. De in dit artikel geregelde aansprakelijkheid heeft uitsluitend betrekking op de aansprakelijkheid ten gevolge van een inbreuk op de Wetgeving Gegevensbescherming en op dit Addendum.

9.2 De bepalingen van dit Addendum hebben niet tot doel om de mogelijke aansprakelijkheid van Helena Pro Calendar BV te beperken of uit te sluiten: (i) ingevolge overlijden of lichamelijk letsel ten gevolge van een fout van Helena Pro Calendar BV; (ii) ingevolge een opzettelijke fout of bedrog; (iii) op enige andere wijze wanneer die ingevolge een wettelijke bepaling niet kan worden uitgesloten en/of beperkt.

Indien Helena Pro Calendar BV aangesproken wordt door de Klant tot schadevergoeding ingevolge de niet naleving van dit Addendum of de Wetgeving Gegevensbescherming, dan zal de totale aansprakelijkheid van Helena Pro Calendar BV beperkt zijn tot de vergoeding van de materiële schade geleden door de Klant met het hoogste bedrag van de twee volgende mogelijkheden, zijnde ofwel 10.000 euro per gebeurtenis en per kalenderjaar ofwel het totaal van de gefactureerde software en diensten in het vorige kalenderjaar (de waarde van de aankoop van hardware wordt uitgesloten van deze berekening).

Een reeks van samenhangende feiten wordt voor de toepassing van dit artikel als één gebeurtenis beschouwd.

Helena Pro Calendar BV is niet aansprakelijk voor enige vorm van indirecte schade zoals, maar niet beperkt tot, ondernemingsstagnatie, verminderde goodwill, gemiste besparingen, gederfde winst, reputatieschade of enige andere vorm van indirecte incidentele of gevolgschade, ongeacht de aard van de handeling.

9.3 De partijen dragen zorg voor een afdoende verzekeringsdekking van hun aansprakelijkheid.

9.4 De aansprakelijkheidsbeperkingen en -uitsluitingen zoals voorzien in dit artikel 9.1 en 9.2 gelden enkel tussen de Klant en Helena Pro Calendar BV, voor wat de gebeurlijke aansprakelijkheid betreft van Helena Pro Calendar BV. Dit doet geen afbreuk aan (i) het vorderingsrecht op grond van artikel 82.1 AVG en (ii) aan de vordering in vrijwaring op grond van artikel 82.5 AVG.

10. Einde van de overeenkomst

10.1 Deze overeenkomst vormt een geheel met de Basisovereenkomst en volgt dan ook het lot van de Basisovereenkomst. Ingeval de Basisovereenkomst een einde neemt, blijven de bepalingen van dit Addendum evenwel gelden voor zover nodig voor de afwikkeling van de verplichtingen conform de Wetgeving Gegevensbescherming.

10.2 Onmiddellijk bij (eender welke) beëindiging of verstrijken van de Basisovereenkomst, dan wel na afloop van de bewaartermijn, zal Helena Pro Calendar BV – naar keuze van de Klant – de Persoonsgegevens terugbezorgen aan de Klant en/of de Persoonsgegevens volledig en onherroepelijk wissen, en bestaande kopieën verwijderen. In het geval de Klant kiest voor het verwijderen van de Persoonsgegevens, zal Helena Pro Calendar BV op schriftelijk verzoek van de Klant aantonen dat de verwijdering daadwerkelijk gebeurd is.

Bij stilzwijgen van de Klant inzake het lot van de Persoonsgegevens na de beëindiging of het verstrijken van de Basisovereenkomst, zal Helena Pro Calendar BV de Persoonsgegevens verwijderen uiterlijk drie (3) maanden na de beëindiging of het verstrijken van de Basisovereenkomst. De Klant verbindt zich ertoe om tijdens de gehele duur van de Basisovereenkomst over een adequate back-up van de Persoonsgegevens te beschikken.

Helena Pro Calendar BV kan van het eerste lid afwijken indien de opslag van de Persoonsgegevens door Europese of nationale wetgeving verplicht is.

11. Slotbepalingen

11.1 Behalve indien anders vermeld in dit Addendum, kan iedere kennisgeving die Helena Pro Calendar BV doet, rechtsgeldig gebeuren: (i) per brief; (ii) via e-mail op een door de Klant gebruikt e-mailadres; (iii) via het online platform van Helena Pro Calendar BV.

Elektronische communicatie van Helena Pro Calendar BV aan de Klant heeft dezelfde bindende kracht als een kennisgeving per gewone brief.

Gelet op de stringente termijnen die aan de Klant en Helena Pro Calendar BV opgelegd worden in kader van de AVG, dient ieder aangetekend schrijven uitgaande van de Klant, om rechtsgevolgen te hebben, gebeuren met een kopie per e-mail naar notificatie@corilus.be.

11.2 Deze Verwerkersovereenkomst en alle informatie die door de partijen verstrekt wordt in uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst is vertrouwelijk en kan, naargelang het geval, als een bedrijfsgeheim in de zin van titel 8/1, boek XI WER worden beschouwd.

11.3 Deze Verwerkersovereenkomst is deelbaar. Indien één of meer bepalingen die niet de essentie van de Verwerkersovereenkomst aanbelangen, geheel of gedeeltelijk ongeldig, nietig of onuitvoerbaar worden verklaard, dan zal dit de geldigheid en uitvoerbaarheid van de overige bepalingen niet aantasten. De Verwerkersovereenkomst zal in dat geval blijven bestaan tussen Helena Pro Calendar BV en de Klant. De ongeldig, nietig of onuitvoerbaar verklaarde bepaling zal dan als niet geschreven worden beschouwd. Helena Pro Calendar BV en de Klant zullen onderhandelingen aanknopen en de kwestieuze bepaling vervangen door een rechtsgeldige bepaling die de oorspronkelijke bepaling zo dicht als mogelijk benadert.

11.4 Wanneer Helena Pro Calendar BV de Klant bijstaat zoals beschreven in Artikels 6.1 en 7.1 kan Helena Pro Calendar BV hiervoor een redelijke vergoeding vragen aan de Klant.

11.5 Helena Pro Calendar BV heeft het recht om wijzigingen aan annex 1, 2 en/of 3 van deze Verwerkersovereenkomst aan te brengen, middels voorafgaandelijke kennisgeving aan de Klant.

De aldus gewijzigde annex gaat in op de eerste dag van de maand volgend op deze kennisgeving, zonder dat deze termijn korter kan zijn dan vijftien (15) dagen.

Indien de Klant zich niet binnen de vijftien (15) kalenderdagen na deze kennisgeving verzet tegen de inwerkingtreding, zal de wijziging geacht worden aanvaard te zijn.

Het verder beroep blijven doen door de Klant op Helena Pro Calendar BV geldt als een aanvaarding door de Klant van de aldus gewijzigde annex.

11.6 Deze Verwerkersovereenkomst wordt geregeld door en uitgelegd in overeenstemming met het Belgisch recht. Alle geschillen die voortvloeien uit deze Verwerkersovereenkomst behoren uitsluitend tot de bevoegdheid van de hoven en rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Gent, afdeling Gent.

Annexen bij de verwerkersovereenkomst

Annex 1: de Verwerkingsopdracht en -instructies zoals bepaald door de Klant
Annex 2: de informatiebeveiliging
Annex 3: modelformulier melding gegevenslekken

ANNEX 1 – DE VERWERKINGSOPDRACHT- EN INSTRUCTIES ZOALS BEPAALD DOOR DE KLANT

Begeleidende nota

In deze Annex worden de specifieke Verwerkingen door Helena Pro Calendar BV beschreven waartoe de Klant opdracht geeft op het ogenblik van het sluiten van de Basisovereenkomst dan wel bij ondertekening van het Addendum.

Wijzigingen en/of aanvullingen van deze Annex 1 gebeuren telkens via een afzonderlijk document dat als bijlage bij deze Annex 1 wordt gevoegd (Bijlage 1 bij Annex 1; Bijlage 2 bij Annex 1, enz.), dat wordt gedateerd en waaruit de expliciete en schriftelijke instructie en/of instemming van de Klant blijkt.

I. Het doel van de Verwerking van Persoonsgegevens

De Verwerking van Persoonsgegevens door Helena Pro Calendar BV gebeurt in het kader van de uitvoering van de Basisovereenkomst.

Beschrijving van de diensten onder het Addendum en van de aard en het doel van de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van: leveren van software, hardware en bijhorende onderhouds- en interventiediensten. Meer bepaald: het onder licentie geven van software, het hosten van software en data, de installatie van de software en hardware en het leveren van assistentie voor deze software en hardware.

II. De categorieën van Persoonsgegevens die de Klant mogelijks laat verwerken door Helena Pro Calendar BV:

Identificatiegegevens;

Financiële bijzonderheden;

Persoonlijke kenmerken;

Fysieke gegevens;

Leefgewoonten;

Psychische gegevens;

Samenstelling van het gezin;

Vrijetijdsbesteding en interesses;

Consumptiegewoonten;

Woningkenmerken;

Gegevens betreffende de gezondheid;

Opleiding en vorming;

Beroep en betrekking;

Rijksregisternummer/Identificatienummer van de sociale zekerheid;

Raciale of etnische gegevens;

Gegevens over het seksuele leven;

Beeldopnamen;

Geluidsopnamen;

Genetische gegevens;

III. De categorieën van betrokkenen van wie de Persoonsgegevens verwerkt:

Patiënten en ex-patiënten van de Klant

Personen vermeld door patiënten en relevant voor opvolging van de patiënt door de Klant

Medewerkers van de Klant (personeelsleden, personeelseden van verbonden vennootschappen, zelfstandige medewerkers)

Andere zorgverleners en hun medewerkers in relatie met de Klant of de patiënten/ex-patiënten

Andere (te specificeren):

……………………………………………………………………………….………… (andere categorieën).

IV. De Verwerking van de Persoonsgegevens:

De Klant geeft hierbij de volgende instructies tot Verwerking van de Persoonsgegevens (onverminderd de instructies die rechtstreeks voortvloeien uit de bepalingen van de Basisovereenkomst of dit Addendum of die redelijkerwijs vereist zijn voor de juiste uitvoering door Helena Pro Calendar BV van zijn verplichtingen):

Persoonsgegevens raadplegen

Het gaat om diensten van Helena Pro Calendar BV waarbij de Persoonsgegevens van de Klant bekeken kunnen worden door medewerkers of Onderaannemers van Helena Pro Calendar BV, waaronder maar niet beperkt tot, servicedesk diensten, (remote) monitoring diensten, system management diensten, technisch applicatie management, vulnerability scanning diensten, rapporting diensten in governance en software asset management diensten.

Opslag van Persoonsgegevens

Het gaat om diensten van Helena Pro Calendar BV waarbij de Persoonsgegevens van de Klant opgeslagen worden in een door Helena Pro Calendar BV geleverd opslagsysteem zoals onder meer maar niet beperkt tot cloud storage diensten, cloud backup diensten, file diensten, directory diensten, managed file transfer, mail & calendaring and logfile processing.

Persoonsgegevens doorzenden

Het betreft diensten van Helena Pro Calendar BV waarbij Persoonsgegevens van de Klant verzonden worden van, naar of tussen applicaties op een door Helena Pro Calendar BV beheerd platform zoals onder meer maar niet beperkt tot LAN diensten, Wide Area Network diensten, data center interconnectiviteitsdiensten, Loadbalancing, SAN switch interconnects en diensten die geleverd worden over de Voice over Internet Protocol (VoIP).

Persoonsgegevens bijwerken of wijzigen

Het betreft diensten van Helena Pro Calendar BV waarbij Persoonsgegevens van de Klant aangepast kunnen worden zowel op manuele, als op geautomatiseerde wijze zoals bij een geautomatiseerde job flow die ondersteund wordt door een job scheduling system.

Software testen

Het gaat om diensten van Helena Pro Calendar BV waarbij databanken van de Klant die Persoonsgegevens bevatten (Persoonsgegevens die niet geanonimiseerd zijn), worden gebruikt buiten de productie omgeving (in test, acceptatie,…) als onderdeel van het testproces van de software applicatie van de Klant.

V. Geschatte duur van de Verwerking

De hele duur van de Basisovereenkomst verlengd met drie maanden.

VI. Doorgifte van Persoonsgegevens buiten de EER door Helena Pro Calendar BV

De Klant geeft hierbij de expliciete toestemming om de gegevens door te geven naar Tunesië aan de firma CORILUS TN, Rue du Lac Ghar el Melh, Les Berges du Lac, 1053 Tunis. CORILUS TN is een 100% dochtervennootschap van Corilus NV, waar Helena Pro Calendar BV beroep op doet voor ondersteunende diensten, helpdesk, data-conversie, softwareontwikkeling en mogelijks andere activiteiten.

CORILUS TN biedt passende waarborgen aan voor wat betreft de Verwerking in Tunesië overeenkomstig artikel 46 AVG.

VII. De bewaartermijnen van de (verschillende categorieën) Persoonsgegevens:

Helena Pro Calendar BV bewaart de verwerkte Persoonsgegevens op adequaat beveiligde wijze gedurende de periode die nodig is voor het uitvoeren van de schriftelijke instructies van de Klant, en voor wat de onderstaande categorieën Persoonsgegevens betreft gedurende de hierna bepaalde periode:

Voor het hosten van gegevens gedurende de hele duur van de Basisovereenkomst en tot 3 maanden na de beëindiging van de overeenkomst.

Voor Interventies en assistentie gedurende de tijd nodig voor de interventie en assistentie. De gegevens worden ten laatste 1 week na het beëindigen van de interventie en assistentie verwijderd van al de systemen.

Voor het maken van testen, voor een termijn dat onderling in een aparte schriftelijke (e-mail, brief of het online platform van Helena Pro Calendar BV) overeenkomst wordt gedefinieerd. Bij gebreke van het bepalen van een termijn worden de Persoonsgegevens ten laatste 1 week na het beëindigen van de testing verwijderd van al de systemen.

VIII. De contactgegevens van de Data Protection Officer (DPO)

Voor de Klant

De gegevens van de DPO van de Klant worden specifiek gecommuniceerd aan Helena Pro Calendar en bijgehouden in het klantenbeheerssysteem van Helena Pro Calendar BV. De Klant houdt Helena Pro Calendar BV op de hoogte van elke wijziging van DPO of de contactgegevens ervan. Indien Helena Pro Calendar BV niet over deze specifieke gegevens beschikt, zal het de ondertekenaar van de Basisovereenkomst beschouwen als contactpersoon.

Voor de Helena Pro Calendar BV

De contactgegevens van onze DPO kunnen geraadpleegd worden via de volgende link: www.corilus.be/dataprotection en te allen tijde opgevraagd worden via het algemeen telefoonnummer van Helena Pro Calendar BV.

ANNEX 2 – DE INFORMATIEBEVEILIGING

Naam van de organisatie

Benaming: Helena Pro Calendar BV

Adres: 1800 Vilvoorde, Luchthavenlaan 25A/3,

Ondernemingsnummer (KBO): 0553.714.897

Voornaam, naam & email adres van de verantwoordelijke voor informatieveiligheid

De contactgegevens van de verantwoordelijke voor de informatieveiligheid (intern genaamd “CISO”) kunnen geraadpleegd worden via de volgende link: www.corilus.be/dataprotection en te allen tijde opgevraagd worden via het algemeen telefoonnummer van Helena Pro Calendar BV.

Voornaam, naam & email adres van het aanspreekpunt voor informatieveiligheid

De contactgegevens van het aanspreekpunt voor de informatieveiligheid (intern genaamd “adjunct CISO”) kunnen geraadpleegd worden via de volgende link: www.corilus.be/dataprotection en te allen tijde opgevraagd worden via het algemeen telefoonnummer van Helena Pro Calendar BV.

Voornaam, naam & email adres van de functionaris voor gegevensbescherming

Voornaam, naam & email adres van het lokale aanspreekpunt voor gegevensbescherming

De contactgegevens van het lokale aanspreekpunt voor gegevensbescherming (intern genaamd “adjunct DPO”) kunnen geraadpleegd worden via de volgende link: www.corilus.be/dataprotection en te allen tijde opgevraagd worden via het algemeen telefoonnummer van Helena Pro Calendar BV.

Helena Pro Calendar BV biedt de Klant een tabel aan met individuele maatregelen die Helena Pro Calendar BV neemt als antwoord op vragen van de Klant. Omdat deze lijst steeds evolueert, biedt Helena Pro Calendar BV deze online aan via www.corilus.be/dataprotection. Zo beschikt u steeds over de laatste stand van zaken.

ANNEX 3 – MODELFORMULIER MELDING GEGEVENSLEKKEN

Download het formulier