Comment une borne d’accueil vous fait gagner du temps

En bref :

Une borne d’accueil automatise une tâche administrative récurrente : l’enregistrement des patients à leur arrivée. Vous gagnez surtout du temps parce que les patients s’enregistrent eux-mêmes et que votre équipe est moins souvent interrompue. Même pour les patients qui ont besoin d’un peu plus d’accompagnement, la borne reste pratique : ils peuvent s’enregistrer de manière autonome. Une borne d’accueil soutient votre équipe, sans remplacer l’accueil humain.

Qu’est-ce qu’une borne d’accueil ?

Une borne d’accueil est une solution numérique qui permet aux patients de s’enregistrer eux-mêmes lorsqu’ils arrivent au cabinet. Selon la solution utilisée, l’identification peut par exemple se faire à l’aide d’une carte eID, d’une Kids-ID, d’une carte ISI+ ou de la date de naissance.

Coneil : la borne d’accueil Helena Pro Kiosk permet notamment aux patients de s’identifier à l’aide de leur carte eID, de leur Kids-ID ou de leur carte ISI+.

Après l’enregistrement, votre cabinet sait que le patient est arrivé. Dans une solution intégrée au logiciel du cabinet, son statut de présence est automatiquement mis à jour dans le système. Le collaborateur à l’accueil ne doit donc plus effectuer cette tâche manuellement pour chaque patient.

Une borne d’accueil ne remplace pas votre réceptionniste ou votre assistant(e). Votre équipe dispose simplement de plus de temps pour les tâches qui nécessitent réellement une intervention humaine.

Comment une borne d’accueil permet-elle de gagner du temps ?

Une borne d’accueil fait gagner du temps en automatisant une action qui se répète à chaque rendez-vous. Le gain de temps par patient peut sembler limité, mais lorsqu’on l’additionne sur une journée, plusieurs collaborateurs peuvent être interrompus moins souvent.

Une étude montre que 75 % des gains de temps concernent les collaborateurs à l’accueil.

Le gain de temps se situe à plusieurs niveaux :

• Les patients s’enregistrent sans l’intervention d’un collaborateur.
• Votre équipe n’a plus besoin de contrôler manuellement l’arrivée des patients lorsque le logiciel s’en charge automatiquement.
• Les collaborateurs doivent moins souvent interrompre leurs tâches pour répondre à des questions pratiques, par exemple pour indiquer la salle d’attente.
• Les professionnels de santé doivent moins souvent demander si leurs patients sont déjà arrivés.
• Aux moments de forte affluence, il y a moins rapidement une file d’attente à l’accueil.
  

Moins d’administration signifie aussi moins d’interruptions

Un collaborateur à l’accueil qui répond au téléphone tout en enregistrant des patients au comptoir doit constamment passer d’une tâche à l’autre. Un médecin généraliste ou un dentiste qui consulte pendant ce temps-là souhaite avant tout savoir si son prochain patient est déjà arrivé.

Une borne d’accueil élimine une partie de ces interruptions. Votre équipe bénéficie ainsi de périodes de concentration plus longues, ce qui apporte davantage de calme dans le cabinet.

C’est précisément ce qui explique pourquoi Helena Pro Calendar permet de gérer des tâches telles que l’enregistrement des patients et l’administration téléphonique. L’objectif reste le même : automatiser les tâches simples et répétitives afin que les professionnels de santé puissent consacrer leur temps à ce qui apporte une réelle valeur ajoutée.

Une borne d’accueil est-elle facile à utiliser pour tous les patients ?

Oui, une borne d’accueil rend l’enregistrement simple pour les patients. Une interface claire les guide étape par étape et limite le nombre d’actions nécessaires. Les patients ne doivent en outre plus attendre qu’un collaborateur à l’accueil soit disponible. Dès leur arrivée, ils peuvent s’enregistrer et se rendre ensuite dans la salle d’attente. C’est particulièrement pratique aux moments de forte affluence, lorsque les appels téléphoniques et plusieurs patients arrivent simultanément.

Il est toutefois important de tenir compte des patients qui sont moins à l’aise avec les outils numériques. C’est notamment le cas de certaines personnes âgées, de personnes malvoyantes ou de patients qui ne comprennent pas suffisamment la langue. Une interface claire et des instructions simples contribuent à rendre l’utilisation accessible à tous. Conseil : Helena Pro Kiosk est volontairement conçue pour être facile à utiliser. De grands boutons et des instructions claires guident le patient étape par étape. Pour les personnes malvoyantes, la taille du texte peut également être facilement agrandie.

Et si quelqu’un a malgré tout besoin d’aide, votre équipe reste disponible. Une borne d’accueil remplace surtout les tâches répétitives, et non l’accueil personnalisé. Votre équipe dispose ainsi de davantage de temps pour les patients qui ont réellement besoin d’un accompagnement personnel.

Pour quels cabinets une borne d’accueil est-elle intéressante ?

Une borne d’accueil apporte surtout une valeur ajoutée aux cabinets qui reçoivent de nombreux patients sur rendez-vous et où l’accueil doit gérer plusieurs tâches simultanément. Il peut s’agir, par exemple :

• de cabinets de médecine générale ;
• de cabinets dentaires ;
• de cabinets de groupe ;
• de cabinets multidisciplinaires ;
• de cabinets de spécialistes ;
• d’autres établissements de soins accueillant régulièrement des patients.

Le nombre de patients n’est toutefois pas le seul critère. Un cabinet de plus petite taille sans accueil permanent peut lui aussi tirer profit d’une borne d’enregistrement. Dans ce cas, l’avantage réside surtout dans le fait que les professionnels de santé peuvent poursuivre leur travail sans devoir interrompre chaque consultation pour accueillir un patient.

Un élément d’un cabinet plus efficace et plus numérique

Les gains d’efficacité les plus importants apparaissent lorsque les logiciels sont bien intégrés entre eux. Une borne d’accueil, un agenda en ligne et le logiciel du cabinet peuvent chacun simplifier une partie du flux administratif.

Pour les médecins généralistes, CareConnect General Practitioner permet de gérer le dossier patient numérique et le fonctionnement quotidien du cabinet. Pour les dentistes, CareConnect Dentist remplit cette fonction. Corilus associe ces logiciels à des solutions telles que l’agenda en ligne Helena Pro Calendar. L’objectif est de faire en sorte que les professionnels de santé doivent effectuer moins de tâches administratives et puissent consacrer davantage de temps à leurs patients.

Conclusion

Une borne d’accueil automatise une tâche administrative simple mais récurrente pour votre équipe. Elle permet de réduire les interruptions, d’accélérer le flux des patients et de consacrer davantage de temps à d’autres tâches ainsi qu’aux soins personnalisés.

Pour les patients aussi, la digitalisation ne doit pas constituer un obstacle supplémentaire. Une borne d’accueil conviviale simplifie au contraire leur arrivée au cabinet, tandis qu’un accueil personnalisé reste toujours possible lorsque cela s’avère nécessaire.

L’objectif de la technologie est précisément celui-là : consacrer moins de temps à l’administration et libérer davantage de temps pour les soins.